Ferðir starfsmanna

Starfsmenn Háskólans á Akureyri sem vinnu sinnar vegna þurfa að ferðast skulu með góðum fyrirvara fylla út ferðabeiðni á rafrænu formi í ferðabeiðnakerfi Orra og bókunarbeiðni í Uglu vegna bókana á flugi, bílaleigubíl eða hóteli eins og við á. Beiðnir skulu almennt fylltar út með góðum fyrirvara, helst að lágmarki tveim vikum fyrir brottför sé þess kostur.

Ferðabeiðnir í Orra

Ferðabeiðnakerfi HA má finna í vafra á slóðinni oebs.orri.is

Til að komast inn í ferðabeiðnakerfið í Orra þarf að velja táknið efst í horni vinstra megin.

...

Í þeim lista sem birtist þarf að velja „HA Ferðauppgjör“ til að komast inn í ferðabeiðnakerfið. Þá kemur upp þessi mynd.

Ýta á - Eyða beiðni, ef eyða á út beiðni, eingöngu er þó hægt að eyða beiðnum með stöðuna „Ný beiðni“

...

Ýta á + Ný beiðni til að stofna nýja ferðabeiðni

...

Eftir að ýtt hefur verið á Ný beiðni, þá opnast þessi mynd.

...

Ferðamaður

Byrjið á því að skrá inn kennitölu ferðamanns. Hana skal slá inn ÁN bandstriks, síðan ýtt á TAB takkann. Þá kemur upp nafn ferðamanns, heimilisfang, bankauppl. ofl.

Einnig er hægt að leita eftir starfsmanni með því að ýta á stækkunarglerið. Athugið að ef verið er að skrá inn starfsmann utan stofnunar, þá þarf að skrá inn bankaupplýsingar og netfang.

Hægt er að skrá ferðabeiðni á alla sem eru með íslenska kennitölu. Ef ferðalangur er ekki með kennitölu þá þarf að fylla út beiðni á gult ferðabeiðnablað sem nálgast má í nemendaskrá/afgreiðslu.

Athugið að skylduskráning er í þá reiti sem eru stjörnumerktir (*)

Ferð

Viðfang þeirra starfseiningar sem starfsmaður er skráður á í launakerfinu kemur upp við skráningu, þó er hægt að velja annað viðfang í leitarglugga með því að fara í stækkunarglerið og mikilvægt er að gera það ef kostnaður á ekki að færast á þá einingu sem upp kemur. Þegar smellt er á stækkunarglerið opnast leitargluggi . Þar er hægt að leita eftir viðfangsnúmeri eða nafni viðfangs.

...

Einnig er hægt að fá upp öll viðföng stofnunar með því að setja inn %merki og smella á hnappinn Leita.

Passa þarf að þegar viðfang er valið að setja músina yfir viðfangið (það litast þá blátt) og ýta síðan á hnappinn áfram.

Athugið að ef verið er að skrá inn starfsmann utan stofnunar þá þarf að velja viðfang.

Samþykkjandi beiðnar er skráður yfirmaður starfsmanns en hægt er að velja annan samþykkjanda ef við á í vallistanum „Samþykkjandi“.

Veljið síðan tilefni ferðar úr vallistanum „Tilefni“. Ekki þarf að haka við að ferð sé á áætlun.

Dagsetningar ferðar eru svo skráðar inn í reitina Brottför og Koma, annað hvort með því að slá þær inn í reitinn (dd.mm.yyyy) eða smella á dagatalshnappinn fyrir aftan reitinn og opnast þá gluggi með dagatali Þar er dagsetningin valin og ýtt á hnappinn OK.

...

Skráðar dagsetningar skrást svo sjálfkrafa yfir í reitina Tímab. Hefst og Tímab. Endar (þó er hægt að yfirskrifa þær).

Borg/land er síðan skráð inn í reitinn Ferðastaður.

Dagpeningar

Tegund og gerð dagpeningareglna er svo valin í reitunum „Teg.dagp.“ og „Dagp.regla“.
Ekki eru greiddir dagpeningar innanlands nema með sérstökum undantekningum.

Teg.dagp. eru annað hvort

• Almennir dagpeningar

• Ekki dagpeningar

Velja þarf „Ekki dagpeningar“ nema um sé að ræða ferð erlendis.

Ef „Almennir dagpeningar“ eru valdir þá er „Almenn regla“ valin í næsta glugga.

Ferðadagar og Gistinætur koma sjálfkrafa eftir dagsetningum í reitunum Tímab.hefst og Tímab.endar. Hægt er að yfirskrifa það ef vill.

Kostnaðarlínur (neðri hluti ferðabeiðnar)

Í kostnaðarlínur á að færa allan áætlaðan kostnað og áætla upphæðir ca. Ekki er endurgreiddur kostnaður sem ekki er áætlað fyrir á ferðabeiðni og ekki er endurgreitt meira en sem nemur kvittunum.

Til að bæta inn kostnaðarlínum skal ýta á plús merkið, en til að eyða línum skal ýta á mínus merkið.

...

Síðan er kostnaðarliður valinn úr flettilista.

Ekki er hægt að velja eknir km, þegar að starfsmaður ekur á eigin bíl, velja innanlandsflug og skrifa greinagóða athugasemd neðst. Athugasemdin er  svo að starfsmaður fái greitt fyrir ferðina og að samþykkjandi sjái að starfsmaður ætlar að keyra

Í hverri kostnaðarlínu sem búin er til kemur sama viðfang og valið var í upphafi, þ.e. í miðjuglugganum í efri hluta ferðabeiðnar. Ef viðfangi er breytt í neðri hlutanum (í kostnaðarlínu) þá þarf einnig að laga viðfangið í efri hluta ferðabeiðnarinnar.

Vídd: Við hlið viðfangs í kostnaðarlínum er möguleiki að velja vídd. Mikilvægt er að gera það ef kostnaður á að færast á tiltekna vídd.

...

Nánar um dagpeninga

Ferðir innanlands

Ekki eru greiddir dagpeningar í ferðum innanlands en útlagður kostnaður er endurgreiddur samkvæmt reikningum ef sótt hefur verið um það á ferðabeiðni. Sé verkefni ferðar þess eðlis að ferðakostnaður er endurrukkaður í formi dagpeninga samkvæmt samningi þá er heimilt að óska eftir dagpeningagreiðslum innanlands. Til upplýsinga þá flokkast kostnaður vegna bílferða gegnum göng sem útlagður kostnaður og er endurgreiddur skv. kvittun (hvort sem um er að ræða eigin bíla eða bílaleigubíla).

Ferðir erlendis

Varðandi ferðir erlendis þá eru dagpeningar vegna uppihalds erlendis greiddir í stað útlagðs kostnaðar, en gistikostnaður erlendis er endurgreiddur samkvæmt reikningi (sá kostnaður má þó ekki vera hærri en dagpeningareglur ríkisins vegna gistinga erlendis kveða á um). Greiddir eru dagpeningar hálfan dag ef flugið út er um miðjan dag eða síðar. Það sama á við um lendingartíma á Íslandi á heimleið, þ.e. ef komið er til Íslands fyrripart dags eru greiddir ½ erlendir dagpeningar og útlagður kostnaður eftir að komið er til Íslands. Útlagður kostnaður er endurgreiddur vegna kostnaðar innanlands. Vegna þessa er mikilvægt að flugtími út og heim komi fram í ferðabeiðni og að útlagður kostnaður á Íslandi sé áætlaður á ferðabeiðni. Varðandi ferðakostnað til og frá flugvelli erlendis þá eiga erlendir dagpeningar að dekka slíkan kostnað (skv. reglum ríkisins), en sé slíkur kostnaður 25% af eins dags dagpeningum eða meira er þó heimilt (skv. viðmiðum HA) að óska endurgreiðslu samkvæmt kvittunum (ca. 3500 kr. eða meira).

Þátttaka annarra í kostnaði

Hægt er að skrá þátttöku annarra í kostnaði, þetta eru þó einungis skráningarsvæði og ekki tekið tillit til þess í útreikningum. Eigi annar aðili að taka þátt í kostnaði þá þarf að koma fullt nafn viðkomandi, kennitala og upphæð m.a.

...

Einnig er hægt er að skrá inn frekari skýringu ef þörf er á. Þessi skýring fylgir beiðninni, en á ekki að koma fram á skýrslum.

...

Rökstuðningur

Mjög mikilvægt er að skrá í þennan glugga rökstuðning/ tilgang ferðar svo samþykkjandi ferðabeiðnar sjái vel hvað um ræðir.

Viðhengi / kvittanir

Til að setja inn viðhengi eða slóð (url), er ýtt á bréfaklemmuna efst í hægra horninu

Ef verið er að stofna ferðabeiðni og ekki búið að senda hana til samþykktar þá er hægt að setja inn viðhengi hér. En ef búið er að samþykkja ferðabeiðnina þá þarf að fara í flipann „Ferðareikningur“ (ofarlega í vinstra horni) og setja inn viðhengi þeim megin. 

...

Klára og senda til samþykktar

Þegar þið teljið allt skráð í ferðabeiðni (allur áætlaður kostnaður, rökstuðningur, rétt viðfang og vídd ef við á og réttur samþykkjandi) þá er ágætt að smella á Villuprófa (athugar hvort gleymst hafi að skrá inn í einhver skyldusvæði), svo getið þið hakað við „hunsa aðvaranir“ og smellið á Senda til samþykktar.

...

Eftir að beiðni hefur verið send til samþykktar fer hún til samþykktar hjá skráðum samþykkjanda. Hann getur nálgast hana undir tilkynningum (Sjálfsafgreiðsla), í verkefnalistanum í Oracle, ásamt því að viðkomandi aðili fær sendan tölvupóst þar sem hægt er að fara inn í beiðnina sem er til samþykktar með því að ýta á slóðina sem fylgir.

Þegar ferðabeiðni hefur verið send til samþykktar fær hún FB númer sem mikilvægt er að skrá á bókunarbeiðni ef bóka þarf fyrir þig flug, bíl eða gistingu (sjá um bókunarbeiðni neðar).

...

Uppgjör

Skila þarf inn gögnum innan 30 daga frá heimkomu.

Eftir að ferð er lokið þarf að vista afrit af brottfararspjöldum/staðfestingu á að ferð hafi verið farin vegna ferða erlendis og reikningum fyrir útlögðum kostnaði inni í tilheyrandi ferðabeiðni í ferðabeiðnakerfinu í Orra (nota mynd af  bréfaklemmu). Bókhald afgreiðir í framhaldinu endurgreiðslu kostnaðar ef við á. 30 dögum eftir heimkomu lokast ferðabeiðni og ekki er endurgreitt ef reikningar og kvittanir berast eftir það. Dagpeningar eru greiddir 4 dögum fyrir brottför sé ferðabeiðni samþykkt með góðum fyrirvara.

Villur sem geta komið upp

Villa á viðfang. Þá þarf að fara í viðfangagluggann fyrir miðju í efri hluta ferðabeiðnar og smella á stækkunarglerið og velja aftur rétt viðfang. Passa þarf að það komi bæði númerið og heitið í viðfangaglugganum þegar búið er að velja. Vista og prófa að senda til samþykktar.

Villa vegna dagpeninga. Stundum kemur villa á dagpeninga og þá þarf að velja aftur „Ekki dagpeninga“ (eða annað sem við á). Stundum kemur „null“ í efsta reitinn í dagpeningagluggann uppi hægra megin og til að losa þá stöðu þarf að fara í reitinn fyrir neðan og velja eitthvað annað og svo fara í „null“ gluggann og velja „Ekki dagpeningar“ (eða það sem við á).

Aðrar upplýsingar

Sjá reglur Fjársýslu ríkisins um ferðakostnað hér og Reglur nr. 1/2009 um greiðslur ferðakostnaðar vegna ferðalaga á vegum ríkisins hér.

Ef ykkur vantar notendanafn í Orra til að skrá ykkur inn hafið samband við sigrunloa@unak.is eða bokhald@unak.is

Mikilvæg atriði ferðabeiðnar

• Muna að setja rökstuðning og skýringar.

• Muna að skoða viðföng og skrá vídd ef við á.

• Muna að áætla fyrir öllum kostnaði, upphæðir líka.

• Allir með íslenska kennitölu geta verið ferðalangar á ferðabeiðni, líka aðilar sem ekki eru starfsmenn skólans.

• Allir geta skráð ferðabeiðnir (svo lengi sem þeir hafa aðgang).

• Ef aðstoð vantar er sjálfsagt að hafa samband við t.d. Sigrúnu Lóu eða Kristínu Sigurðard.

• Muna að gera bókunarbeiðni ef bóka þarf flug, gistingu eða bílaleigubíl og hafa FB númer ferðabeiðnar við höndina.

• Ef starfsmaður er staddur á þráðlausu neti eða utan HA þarf að tengjast neti HA með VPN til að geta farið inn í ferðabeiðnakerfið, sjá VPN leiðbeiningar á vef Kennslumiðstöðvar Cisco AnyConnect VPN

Bókunarbeiðni

Þegar ferðabeiðni hefur verið samþykkt í ferðabeiðnakerfi Orra þarf að fylla út bókunarbeiðni ef óskað er eftir að Nemendaskrá/Afgreiðsla bóki flug, bílaleigubíl eða hótel. Mikilvægt er að hafa númer ferðabeiðnar í Orra hjá sér þegar bókunarbeiðni er gerð. Bókunarbeiðnir eru ekki afgreiddar fyrr en rafrænt samþykki yfirmanns á ferðabeiðni  liggur fyrir. Númer ferðabeiðnar þarf að skrá á bókunarbeiðnina.

Bókunarbeiðni má nálgast hér: hjalp.unak.is og velja þarf „Student Registry Help Desk“ og „Booking request“ neðst á síðunni.

...

Leigubílar í Reykjavík

Afsláttur á leigubílum hjá Hreyfli

Háskólinn á Akureyri fær 18% afslátt af leigubílum hjá Hreyfli noti starfsmenn Hreyfilsappið þegar leigubílar eru pantaðir vegna vinnutengdra ferða í borginni. Hreyfill sendir þá reikninginn beint til Háskólans á Akureyri í stað þess að starfsmaður þurfi að greiða og taka nótu. Engu að síður þarf starfsmaður að áætla fyrir þessum kostnaði á ferðabeiðni.

• Appið heitir „TaxiHreyfill“. Háskólinn á Akureyri hefur verið stofnaður netnotandi fyrir viðskiptareikning 4178 sem virkja þarf í Hreyfils-appinu.

• Til að virkja reikninginn í appinu þarf að fara í Stillingar og þar undir Persónuupplýsingar. Skrá þarf nafn starfsmanns og svo smella á hnapp sem á stendur Reikningur. Þegar smellt er á hnappinn kemur upp innskráning þar sem notandanafnið UNAK og lykilorðið E211 er sett inn. Appið man þær stillingar svo aðeins þarf að gera þetta einu sinni.

• Þegar appið er komið með stillingarnar birtist nú undir „Viðskiptavinur“ val um að merkja við hvort á að nota reikninginn eða ekki. Sjálfgefin stilling er að nota ekki reikninginn, svo ekki sé óvart sett í reikning ef um einkaferð er að ræða.

Algengar spurningar og svör

1. Hver er munurinn á ferðabeiðni og bókunarbeiðni?
   Ferðabeiðni er í Orra, hún er beiðni til yfirmanns um ferðaheimild og listar áætlaðan kostnað (orri.is). Bókunarbeiðni er beiðni til nemendaskrár um að bóka innanlandsflug, gistingu eða bílaleigubíl (hjalp.unak.is / Student Registry / Booking request).

2. Hvernig veit sá sem býr til ferðabeiðni í Orra að hún hafi verið samþykkt?
   Sá sem býr til ferðabeiðni fær tölvupóst þegar hún er samþykkt. 

3. Hvenær má senda inn bókunarbeiðni?
   Helst á að senda bókunarbeiðni þegar ferðabeiðni hefur verið samþykkt. Mikilvægt er að FB númer sé skráð á ferðabeiðni svo hægt sé að fletta upp samþykktarsögu áður en bókað er. 

4. Ef samþykkjandi er fjarverandi og getur ekki samþykkt ferðabeiðni sem liggur á, má bóka?
   Ef samþykktaraðili eða staðgengill hans getur staðfest samþykki með tölvupósti til nemendaskrár er hægt að ganga frá bókun samkvæmt bókunarbeiðni. 

5. Hvert er verð bílaleigubíls í Reykjavík 1 dag?
   Áætlun kostnaðar við bílaleigubíl miðað við „eðlilegt“ snatt innanbæjar í Reykjavík getur verið um 5-8 þúsund kr.

6. Hvert er ca. verð á eins manns herbergi innanlands þeirra hótela sem við höfum samninga við?
   HA er með samninga við KEA hotels, Icelandair hotels og City Park hotels og er verð að jafnaði á bilinu 15.000 – 25.000, hærra verð á við um sumartímann og fram á haust. Nánari upplýsingar má nálgast hjá nemendaskrá. Í Reykjavík er KEA hótelið „Reykjavík Lights“ með hagstæðasta verðið fyrir HA árið 2019.

7. Hvað kostar flug suður og til baka ca?
   38.534 kr. haustið 2020

8. Ef ég keyri suður og til baka á eigin bíl hvað fær ég greitt og hverju skila ég inn?
   Endurgreiddur kostnaður er jafngildur því verði sem HA greiðir fyrir flug þennan legg, en skila þarf inn t.d. bensínnótu eða einhverju sem staðfestir að ferð hafi verið farin.

9. Ef það bætast við kostnaðarliðir eftir að beiðni er samþykkt, er hægt að færa þá inn?
   Ekki er hægt að bæta við kostnaðarliðum eftir að ferðabeiðni hefur verið send til samþykktar.

10. Hvert er verklagið ef ferð er afbókuð?
    Eyða þarf ferðabeiðni og hafa samband við nemendaskrá (áður en að brottfarardegi kemur).

11. Hvernig er hægt að skrá ferðabeiðni fyrir aðila sem ekki er með íslenska kennitölu?
    Nota þarf gul ferðabeiðnablöð sem fáanleg eru hjá nemendaskrá.

12. Hver skráir ferðabeiðnir fyrir stundakennara eða gesti?
    Sá sem er að fá viðkomandi ætti að ganga frá ferða- og bókunarbeiðnum.

13. Hver samþykkir ferðabeiðnir sem greiddar eru úr rannsóknarverkefnum (á sér viðföngum)?
    Kristín Sigurðardóttir samþykkir flestar slíkar ferðabeiðnir.

14. Ég þarf að bóka hótel erlendis, á ég að reikna með dagpeningum til að dekka þann kostnað?
    Nei gisting erlendis er endurgreidd skv. kvittun.

15. Ég er með kvittanir vegna útlagðs kostnaðar, hvað geri ég við þær?
    Vista þarf kvittanir inn í ferðabeiðnakerfinu, flipa Ferðareikningar (velja „Ferðareikningar uppi í vinstra horni, opna beiðnina ef hún er ekki opin og smella á bréfaklemmu til að setja inn viðhengi).

16. Ég þarf ferðast frá flugvelli erlendis á áfangastað, eiga dagpeningagreiðslur að dekka þann kostnað eða fæ ég þann kostnað endurgreiddan?
    Dagpeningar eiga að dekka ef um smotterí er að ræða, ca. 3.500. Ef kostnaður er meiri en það má skila inn kvittun vegna þess og fá endurgreitt.

17. Hverjar eru upphæðir dagpeninga erlendis?
    Sjá t.d. https://www.stjornarradid.is/verkefni/mannaudsmal-rikisins/kjarasamningar-laun-og-starfskjor/ferdakostnadur/

18. Mig vantar notandanafn inn í ferðabeiðnakerfi Orra, við hvern hef ég samband?
    Sigrúnu Lóu, sigrunloa@unak.is, Ef hún er ekki við þá Kristínu Sigurðard. kristinsig@unak.is eða Aðalheiði Magnúsd. adalheidur@unak.is).*

19. Skiptir máli hvaða vafri er notaður til að tengjast ferðabeiðnakerfi?
    Mælt er með að nota Internet Explorer og leyfa þarf popups, ef vandræði koma upp við að tengjast í fyrsta skiptið getur verið að hreinsa þurfi vafra, sjá leiðbeiningar undir „Orri“ á unak.is

20. Ég er í vandræðum að komast inn í ferðabeiðnakerfi Orra þegar ég er staddur/stödd utan háskólans, hvað veldur?
    Nú er hægt er að tengjast ferðabeiðnakerfi Orra á slóðinni http://oebs.orri.is í gegnum 4G eða Wifi bæði innanhúss og utan. Hvort tveggja byggir á því að þið séuð með kveikt á VPN. Ef í síma eða sækið þið Any Connect á App store eða Google Play og setjið upp skv leiðbeiningum Kennslumiðstöðvar hvort sem er á símanum ykkar eða ipad. Velja þarf hópinn „Starfsmenn“ þegar þið skráið ykkur inn. https://wiki.unak.is/display/VIS/Cisco+AnyConnect+VPN

21. Ég er að fara í vinnutengda ferð en enginn kostnaður fellur á skólann, á ég samt að gera ferðabeiðni?
    Það er gott að gera ferðabeiðni og setja 1. kr. í kostnað og skýringu um að enginn kostnaður falli á skólann. Ferðabeiðni er kostur því þá er alveg ljóst að þið eruð í vinnutengdum erindum á ferðalagi.

22. Þegar ég skrái mig inn í Orra þá er allt á ensku, hvernig laga ég það? Hægt er að velja íslensku í innskráningarglugga Orra, sjá mynd:

    Image Added

    
    Einnig er hægt að velja íslensku með því að fara inn í Settings þegar komið er í Orra
    Veljið Settings (Stillingar) og Preferences (Kostir)

    Image Added

    
    Veljið Íslensku í valmöguleikunum tveimur undir Tungumál/Languages og smellið svo á Apply (eða Nota) ofarlega hægra megin.

    Image Added

23. Hvernig set ég flýtileið inn í ferðabeiðnakerfið af upphafssíðu Orra?
    Veljið Favorites, á Ísl. Eftirlæti

    Image Added

    
    Sláið inn textann Ferða í gluggann Aðgerð og smellið á Hefja þá ætti að birtast listi fyrir neðan, þar þarf að setja hak við „Ferðauppgjör“ og smella svo á Bæta við Eftirlæti fyrir ofan listann og svo Nota (Apply) uppi  hægra megin

...

Ef vandræði skapast við gerð ferðabeiðna eða leiðbeiningar vantar endilega heyrið í Sigrúnu Lóu eða Kristínu Sigurðard. sem aðstoða með glöðu geði eða lagfæra leiðbeiningar eins og þörf er á.

Samþykkja ferðabeiðni sem yfirmaður eða eftirlitsaðili

...

Þá er valið ábyrgðarsviðið Sjálfsafgreiðsla starfsmanna. Þar

...

Þar er farið inn í tilkynningar

...

Hér getur yfirmaður samþykkt beiðnina eða hafnað henni, en þá þarf að setja inn skýringu hvers vegna beiðninni er hafnað. Einnig er hægt að óska eftir leiðréttingu á beiðninni og sendist hún þá á skráningaraðila ferðarinnar, sem getur farið inn í hana og lagfært það sem við á.

Samþykktarsaga:

Ef ýtt er á hnappinn samþykktarsaga, sést  samþykktarsaga beiðnar og einnig hjá hverjum hún liggur til samþykktar, en það er skoðað með því að ýta á örina fyrir framan Til samþykktar hjá. Sést þá nafn og notendanafn þess sem samþykkja skal beiðnina næst.

...

Hægt er að samþykkja reikning, hafna eða óska eftir leiðréttingu.

Endurúthluta samþykkt á ferðabeiðni eða reikningi

(viðbót HA):

Hægt er að endurúthluta samþykkt reikninga eða ferðabeiðna á þann umsjónarmann sem þið viljið að samþykki í staðinn fyrir ykkur.  

...