Leiðbeiningar vegna skráningar í vinnustund (starfsmenn)

...

Notkun Vinnustundar:

Starfsmenn skrá sig inn í vinnustund í gegnum vefgátt „https://heima.orri.is“ þar sem þarf að skrá sig inn í þessa valmynd: User Name er það sama og starfsmannanúmer þ.e. HA- xxxxxx  ef starfsmaður er með aðgang að Orra fyrir þá er innskráningin nákvæmlega eins. Þeir sem ekki eru með aðgang í Orra fyrir þurfa að fara í Login Assistance og velja sér lykilorð.

...

Þú þarft að smella á „Týnt lykilorð eða aðgangsorð„ og fylgja leiðbeiningum til að fá lykilorð sent í tölvupósti. Þá geturðu prófað að skrá þig inn og opna „Vinnustund“ sem ætti að birtast á skjánum. 

Þegar starfsmenn eru komnir með aðgang þá er best að skrá öll frávik frá venjulegum vinnutíma reglulega þannig að það gleymist ekki.

Það er búið að forskrá fastan vinnutíma hjá öllum starfsmönnum

Þegar starfsmaður er kominn inn í kerfið kemur upp:

...

Felliglugginn er opnaður og þá koma upp ýmsir möguleikar. Í flipanum Ég sjást ýmsar upplýsingar um starfsmanninn.

...

Ef smellt er á Tímar í fellilistanum þá birtist mynd af þeim færslum sem eru á þeim starfsmanni sem er innskráður. Þar er hægt að bæta inn skráningu eins og veikindum, orlofi, veikindum barna ofl.

...

Í myndinni hér að neðan sjáið þið

...

Ef smellt er á +Tímar er hægt að bæta við færslu eins og t.d. má sjá hér:

...

Skráið inn það sem þarf t.d.

...

Smellið á vista og þá er færslan komin inn. Gott er að venja sig á að skrá skýringar í það sem verið er að skrá þannig að sá sem fer yfir vinnustundina sjái ástæður skráningar.

Ef starfsmaður veit af væntanlegu fríi (orlofi) þá er gott að skrá það í leyfisóskir. Það er gert þannig að valinn er flipinn Leyfisóskir.

...

Veljið +Nýskrá

...

Sláið óskina inn í :

...

Yfirmaður samþykkir eða hafnar ósk um leyfi, ef óskin er samþykkt flyst hún yfir í tíma og er þá skráð sem orlof án þess að starfsmaður þurfi að fara inn í Vinnustund í orlofi til að skila sínum vinnuskýrslum. Þetta er mikið hagræði fyrir bæði þann sem er í fríi og þá sem koma að yfirferð vinnuskýrslna og launavinnslunnar.

Til að skoða stöðu orlofs er farið inn í flipann leyfi og kemur þá upp mynd sem sýnir stöðu leyfis þann dag sem skoðað er.

Hér er aðeins farið yfir helstu atriði en inn í Vinnustund er hægt að smella á Spurningarmerkið á stikunni.

...

Þarna er fullt af leiðbeiningum sem gætu verið gagnlegar.

Svo er velkomið að hringja og fá upplýsingar í síma 460-8512

Notkun Vinnustundar (yfirmenn)

Yfirmenn skrá sig inn í vinnustund í gegnum Orra eða „heima.orri.is“ þar sem þarf að skrá sig inn í þessa valmynd: User Name er það sama og skráð er þegar menn skrá sig inn í Orra ef ekki er aðgangur að Orra þá nota menn „heima.orri.is“ þá kemur þessi valmynd upp og menn skrá sig inn með HA- xxxxxx sem er allt að 6 tölustafir og fæst uppgefið hjá verkefnastjóra launa- og kjaramála, ef starfsmaður þarf á að halda. Ef starfsmaður hefur aldrei skráð sig í Orra þá þarf hann að fara í Login Assistance og senda beiðni um lykilorð. Það getur tekið einhvern tíma að fá viðbrögð við þeirri beiðni, en þegar hún er komin þarf að skrá sig inn í kerfið og breyta lykilorðinu.

...

Þegar þessu er lokið kemur upp þessi valmynd:

...

Hér er hægt að skoða færslur starfsmanna með því að fara í „Yfirfara“ og velja úr lista sem þá birtist það sem menn vilja sjá. t.d. skráningu starfsmanna sem birtist undir „Tímar“ þar þarf að samþykkja eða hafna þeim færslum sem hafa eitthvað frábrugðið eins og t.d. veikindi, yfirvinnu, veikindi barna o.fl. eins getur þurft að breyta forsendu t.d. úr launalausu leyfi í leyfi með samþykki yfirmanns, yfirvinnu sem kemur til greiðslu eða yfirvinnu sem breytt er í uppsöfnun til leyfistöku.

Þegar vinnuskýsla er orðin rétt er hún samþykkt með því að breyta stöðu úr ó í s

...

Síðan þarf að vista stöðuna með því að fara upp og vista eins og sést á myndinni hér fyrir neðan

...

Þá lítur þetta svona út:

...

Þegar þessu er lokið og allir undirmenn komnir með samþykkta tíma er send tilkynning um að vinnustund sé tilbúin til launa. (þetta jafngildir því að skila inn vinnuskýrslum á gamla mátann).

Það eru margir möguleikar sem gott væri að nýta í vinnustund t.d. má nefna að ef starfsmenn skrá í leyfisóskir og yfirmaður samþykkir væntanlegt leyfi þá þarf að fara í flipan „Leyfisóskir“ og sjá hvort þar er einhver skráður með leyfisósk þá kemur það svona:

...

Með því að samþykkja óskina færist hún yfir í tímana sem skráð orlof á þeim tíma og þarf starfsmaður þá ekki að hafa áhyggjur af skráningu orlofs á meðan hann er í fríi. Þetta auðveldar oft vinnslu launa þegar margir eru í burtu.

Ef starfsmaður er að fara í langt veikindaleyfi, fæðingarorlof eða aðra fyrirfram ákveðna fjarvist frá vinnu er hægt að skrá það í vinnustund fyrirfram. Þetta getur verið mikill kostur fyrir starfsmenn, yfirmenn og þá sem sjá um launavinnsluna og minkar hættu á að skráning misfarist.