Page Comparison

...

Hægt er að skrá ferðabeiðni á alla sem eru með íslenska kennitölu. Ef ferðalangur er ekki með kennitölu þá þarf er hægt að fé Excel form hjá nemendaskrá til að fylla út beiðni á gult ferðabeiðnablað sem nálgast má í nemendaskrá/afgreiðslu.

Athugið að skylduskráning er í þá reiti sem eru stjörnumerktir (*)

...

Viðfang þeirra starfseiningar sem starfsmaður er skráður á í launakerfinu kemur upp við skráningu, þó . Hægt er hægt að velja annað viðfang í leitarglugga með því að fara í stækkunarglerið og mikilvægt . Mikilvægt er að gera það ef kostnaður á ekki að færast á þá einingu sem upp kemur. Þegar smellt er á stækkunarglerið opnast leitargluggi . Þar er hægt að leita eftir viðfangsnúmeri eða nafni viðfangs.

...

Athugið að ef verið er að skrá inn starfsmann utan stofnunar þá þarf að velja viðfang.

Samþykkjandi beiðnar er skráður yfirmaður starfsmanns en hægt er að velja annan samþykkjanda ef við á í vallistanum „Samþykkjandi“.

...

Skráðar dagsetningar skrást svo sjálfkrafa yfir í reitina Tímab. Hefst og Tímab. Endar (þó er hægt að yfirskrifa þær).

BorgÁfangastaður borg/land er síðan skráð inn í reitinn Ferðastaður.

...

Ferðadagar og Gistinætur koma sjálfkrafa eftir dagsetningum í reitunum Tímab.hefst og Tímab.endar. Hægt er að yfirskrifa það ef villt.d. ef draga þarf frá ferðatíma innanlands.

Kostnaðarlínur (neðri hluti ferðabeiðnar)

...

Ekki er hægt að velja eknir km, þegar . Þegar að starfsmaður ekur á eigin bíl , skal velja innanlandsflug starfsmannabifreið og skrifa greinagóða athugasemd neðst. Athugasemdin er  svo að starfsmaður fái greitt fyrir ferðina og að samþykkjandi sjái að starfsmaður ætlar að keyra
Í hverri kostnaðarlínu sem búin er til . Starfsmaður þarf að skila inn, eða hengja við ferðareikninginn, kvittun fyrir eldsneyti/hleðslu á ferðastað, til að hægt sé að greiða honum. Föst upphæð er greidd fyrir akstur fram og til baka milli Akureyrar og Reykjavíkur og akstur á aðra staði reiknaður út frá því. Í dag er sú upphæð 38.500 kr.

Í hverri kostnaðarlínu sem búin er til kemur sama viðfang og valið var í upphafi, þ.e. í miðjuglugganum í efri hluta ferðabeiðnar. Ef viðfangi er breytt í neðri hlutanum (í kostnaðarlínu) þá þarf einnig að laga viðfangið í efri hluta ferðabeiðnarinnar.

...

Varðandi ferðir erlendis þá eru dagpeningar vegna uppihalds erlendis greiddir í stað útlagðs kostnaðar, en gistikostnaður erlendis er endurgreiddur samkvæmt reikningi (sá kostnaður má þó ekki vera hærri en dagpeningareglur ríkisins vegna gistinga erlendis kveða á um). Greiddir eru dagpeningar hálfan dag ef flugið út er um miðjan dag eða síðar. Það sama á við um lendingartíma á Íslandi á heimleið, þ.e. ef komið er til Íslands fyrripart dags eru greiddir ½ erlendir dagpeningar og útlagður kostnaður eftir að komið er til Íslands. Útlagður kostnaður er endurgreiddur vegna kostnaðar innanlands. Vegna þessa er mikilvægt að flugtími út og heim komi fram í ferðabeiðni og að útlagður kostnaður á Íslandi sé áætlaður á ferðabeiðni. Varðandi ferðakostnað til og frá flugvelli erlendis þá eiga erlendir dagpeningar að dekka slíkan kostnað (skv. reglum ríkisins), en sé slíkur kostnaður 25% af eins dags dagpeningum eða meira er þó heimilt (skv. viðmiðum HA) að óska endurgreiðslu samkvæmt kvittunum (5000 kr. eða meira).

Þegar greiddir eru dagpeningar erlendis þarf að fylgja með dagskrá vinnufundar eða ráðstefnu.

Stjórnarráðið - Ferðakostnaður (stjornarradid.is)

Þátttaka annarra í kostnaði

...

Ef verið er að stofna ferðabeiðni og ekki búið að senda hana til samþykktar þá er hægt að setja inn viðhengi hér. En ef búið er að samþykkja ferðabeiðnina þá þarf að fara í flipann „Ferðareikningur“ (ofarlega í vinstra horni) og setja inn viðhengi þeim megin.

Bílaleigan tekur mjög hátt bensínlítraverð þegar þeir fylla bílinn eftir notkun. Ef keyrðir eru margir kílómetrar þá er gott að hafa þetta í huga. Ef þið kaupið sjálf bensín þá taka kvittun og senda í tölvupósti á kristinsig@unak.is, innan mánaðar frá ferð.

Klára og senda til samþykktarKlára og senda til samþykktar

Þegar þið teljið allt skráð í ferðabeiðni (allur áætlaður kostnaður, rökstuðningur, rétt viðfang og vídd ef við á og réttur samþykkjandi) þá er ágætt að smella á Villuprófa (athugar hvort gleymst hafi að skrá inn í einhver skyldusvæði), svo getið þið hakað við „hunsa aðvaranir“ og smellið á Senda til samþykktar.

...

Skila þarf inn gögnum innan 30 daga frá heimkomu. Best er að skila sem fyrst.

Eftir að ferð er lokið þarf að vista afrit af brottfararspjöldum/staðfestingu á að ferð hafi verið farin vegna ferða erlendis og reikningum fyrir útlögðum kostnaði inni í inn á tilheyrandi ferðabeiðni ferðareikning í ferðabeiðnakerfinu í Orra (nota mynd af  bréfaklemmu). Bókhald afgreiðir í framhaldinu endurgreiðslu kostnaðar ef við á. 30 dögum eftir heimkomu lokast ferðabeiðni ferðareikningurinn og ekki er endurgreitt ef reikningar og kvittanir berast eftir það. Dagpeningar eru greiddir allt að 4 dögum fyrir brottför sé ferðabeiðni samþykkt með góðum fyrirvara.

...

Sjá reglur Fjársýslu ríkisins um ferðakostnað hérog Reglur nr. 1/2009 um greiðslur ferðakostnaðar vegna ferðalaga á vegum ríkisins hér.

...

• Muna að setja rökstuðning og skýringar.

• Muna að skoða viðföng og skrá vídd ef við á.

• Muna að áætla fyrir öllum kostnaði, upphæðir líka.

• Allir með íslenska kennitölu geta verið ferðalangar á ferðabeiðni, líka aðilar sem ekki eru starfsmenn skólans.

• Allir geta skráð ferðabeiðnir (svo lengi sem þeir hafa aðgang).

• Ef aðstoð vantar er sjálfsagt að hafa samband við Kristínu SigurðardElfu Bragadóttur.

• Muna að gera bókunarbeiðni ef bóka þarf flug, gistingu eða bílaleigubíl og hafa FB númer ferðabeiðnar við höndina.

• Ef starfsmaður er staddur á þráðlausu neti eða utan HA þarf að tengjast neti HA með VPN til að geta farið inn í ferðabeiðnakerfið, sjá VPN leiðbeiningar á vef Kennslumiðstöðvar Cisco AnyConnect VPN

...

• Appið heitir „TaxiHreyfill“. Háskólinn á Akureyri hefur verið stofnaður netnotandi fyrir viðskiptareikning 4178 sem virkja þarf í Hreyfils-appinu.

• Til að virkja reikninginn í appinu þarf að fara í Stillingar og þar undir Persónuupplýsingar. Skrá þarf nafn starfsmanns og svo smella á hnapp sem á stendur Reikningur. Þegar smellt er á hnappinn kemur upp innskráning þar sem notandanafnið UNAK og lykilorðið E211 er sett inn. Appið man þær stillingar svo aðeins þarf að gera þetta einu sinni.

• Þegar appið er komið með stillingarnar birtist nú undir „Viðskiptavinur“ val um að merkja við hvort á að nota reikninginn eða ekki. Sjálfgefin stilling er að nota ekki reikninginn, svo ekki sé óvart sett í reikning ef um einkaferð er að ræða.

• Ef ekki gengur að hengja við viðhengi þá sendið pdf skjöl á kristinsig@unak kelfa@unak.is . Athugið að ganga þarf frá skjölum innan mánaðar frá brottför.

...

Bílaleigubílar

Háskólinn hefur hætt viðskiptum við AVIS bílaleigu og mun á ný hefja viðskipti við Höldur ehf – Bílaleiga Akureyrar.

Nú sem fyrr gildir að við leitumst við að lágmarka kolefnismengun HA og tökum rafmagns- eða hreinorkubíla í öllum þeim tilfellum sem vegalendir og aðstæður leyfa.

Þegar við erum að ferðast á eigin vegum getum við einnig fengið kjör háskólans á bílaleigubíl hjá Avis

...

Avis (höfum ekki enn fengið slíka staðfestingu frá öðrum). Starfsfólk gengur sjálft frá bókun á heimasíðu bílaleigunnar og er nóg að panta með HA netfangi til að nýta afsláttinn fyrir ferðir í einkaerindum. Starfsfólk greiðir sjálft fyrir afnotin þegar bókun hefur verið staðfest. Starfsmaður Avis

...

Starfsfólk Nemendaskrár mun áfram bóka ódýrasta rafbílinn nema annað sé tekið fram í ferðabeiðnum í Jira. Hér er listi yfir bíla hjá Höldur – Bílaleigu Akureyrar.

Varðandi hleðslu á rafbílum þá er viðmiðað skila bílum í 75% hleðslu annars er tekið hleðslugjald sem er 22.000 kr.  Hleðsla á Teslum er innifalin í leiguverði þannig að þá þarf einungis að koma við í Teslu stöð og hlaða upp fyrir 75% áður en skilað er. Það tekur ekki langa stund alla jafna. Ef nota þarf aðrar hraðhleðslustöðvar má benda á til dæmis Ísorku eða ON appið og setja reikning með í ferðauppgjör sem útlagðan kostnað á ferðalaginu. 

Ef taka þarf bensín- eða díselbíl skal fylla á bílinn áður en honum er skilað. Bílaleigan tekur mjög hátt gjald fyrir hvern lítra af eldsneyti sem þeir dæla á bílana.

 Athugið að afhendingar- og skilastaðir á Akureyri eru á Tryggvabraut og á flugvellinum. Hér má sjá aðra leigustöðvar víðsvegar um landið.

Athugið að vegna nýrra bílastæðareglna hjá Ísavía leggst 1.860 kr. gjald ofan á allar leigur á innanlands flugvöllum. Þó bara einu sinni per leigu ef skilað aftur á sama flugvelli. 
Á Keflavíkurflugvelli er gjaldið 3.750 kr.

Starfsfólk HA getur nýtt sér afsláttarkjör hjá Höldi þegar ferðast er á eigin vegum. Pöntun á bíl þarf að senda úr HA-netfangi en einnig er hægt að hringja í síma 461-6000 til að óska eftir bíl og þá staðfesta vinnustaðinn í framhaldi með tölvupósti við bókun.

Algengar spurningar og svör

1. Hver er munurinn á ferðabeiðni og bókunarbeiðni?
   Ferðabeiðni er í Orra, hún er beiðni til yfirmanns um ferðaheimild og listar áætlaðan kostnað (orri.is). Bókunarbeiðni er beiðni til nemendaskrár um að bóka innanlandsflug, gistingu eða bílaleigubíl (hjalp.unak.is / Student Registry / Booking request).
   
   

2. Hvernig veit sá sem býr til ferðabeiðni í Orra að hún hafi verið samþykkt?
   Sá sem býr til ferðabeiðni fær tölvupóst þegar hún er samþykkt. 
   
   

3. Hvenær má senda inn bókunarbeiðni?
   Ekki skal senda bókunarbeiðni fyrr en ferðabeiðnin í Orra hefur verið samþykkt. Mikilvægt er að FB númer sé skráð á ferðabeiðni svo hægt sé að fletta upp samþykktarsögu áður en bókað er. 
   
   

4. Ef samþykkjandi er fjarverandi og getur ekki samþykkt ferðabeiðni sem liggur á, má bóka?
   Ef samþykktaraðili eða staðgengill hans getur staðfest samþykki með tölvupósti til nemendaskrár er hægt að ganga frá bókun samkvæmt bókunarbeiðni. 
   
   

5. Hvert er verð bílaleigubíls í Reykjavík 1 dag?
   Áætlun kostnaðar við bílaleigubíl miðað við „eðlilegt“ snatt innanbæjar í Reykjavík getur verið um 5-8 þúsund kr.
   
   

6. Hvert er ca. verð á eins manns herbergi innanlands þeirra hótela sem við höfum samninga við?
   HA er með samninga við KEA hotels, Fosshótel og Icelandair hotels og er verð að jafnaði á bilinu 15.000 – 25.000, hærra verð á við um sumartímann og fram á haust. Nánari upplýsingar má nálgast hjá nemendaskrá. Eins og ástandið hefur verið í Covid þá kannar nemendaskrá með verð á hóteli í hvert sinn enda hefur framboð verið breytilegt. Í Keflavík erum við með samning við Aurora hotel á Keflavíkurflugvelli.
   
   

7. Hvað kostar flug suður og til baka ca?
    Núna, haust 2022, fer verð eftir því með hvað miklum fyrirvara flugið er pantað. Frá 30 þús. upp í 65.000 þús.
   
   

8. Ef ég keyri suður og til baka á eigin bíl hvað fær ég greitt og hverju skila ég inn?
   Greiddar eru um 38.000 500 fyrir akstur milli Akureyrar og Reykjavíkur, báðar leiðir, en skila þarf inn t.d. bensínnótu bensínnótum eða einhverju sem staðfestir að ferð hafi verið farin.
   
   

9. Ef það bætast við kostnaðarliðir eftir að beiðni er samþykkt, er hægt að færa þá inn?
   Ekki er hægt að bæta við kostnaðarliðum eftir að ferðabeiðni hefur verið send til samþykktar.
   
   

10. Hvert er verklagið ef ferð er afbókuð?
    Eyða þarf ferðabeiðni og hafa samband við nemendaskrá (áður en að brottfarardegi kemur).
    
    

11. Hvernig er hægt að skrá ferðabeiðni fyrir aðila sem ekki er með íslenska kennitölu?
    Nota þarf gul ferðabeiðnablöð sem fáanleg eru hjá nemendaskrá.
    
    

12. Hver skráir ferðabeiðnir fyrir stundakennara eða gesti?
    Sá sem er að fá viðkomandi ætti að ganga frá ferða- og bókunarbeiðnum.
    
    

13. Hver samþykkir ferðabeiðnir sem greiddar eru úr rannsóknarverkefnum (á sér viðföngum)?
    Kristín Sigurðardóttir samþykkir flestar slíkar ferðabeiðnir.
    
    

14. Ég þarf að bóka hótel erlendis, á ég að reikna með dagpeningum til að dekka þann kostnað?
    Nei gisting erlendis er endurgreidd skv. kvittun.
    
    

15. Ég er með kvittanir vegna útlagðs kostnaðar, hvað geri ég við þær?
    Vista þarf kvittanir inn í ferðabeiðnakerfinu, flipa Ferðareikningar (velja „Ferðareikningar uppi í vinstra horni, opna beiðnina ef hún er ekki opin og smella á bréfaklemmu til að setja inn viðhengi). Lendir þú í vandræðum sendu þá kvittanir á kristinsig@unakkelfa@unak.is.
    
    

16. Ég þarf ferðast frá flugvelli erlendis á áfangastað, eiga dagpeningagreiðslur að dekka þann kostnað eða fæ ég þann kostnað endurgreiddan?
    Dagpeningar eiga að dekka ef um smotterí er að ræða, ca. 3.500. Ef kostnaður er meiri en það ferðir til og frá flugvelli. Kosti stök ferð meira en 5.000 þá má skila inn kvittun vegna þess fyrir þeirri greiðslu og fá endurgreitt.
    
    

17. Hverjar eru upphæðir dagpeninga erlendis?
    Sjá t.d. https://www.stjornarradid.is/verkefni/mannaudsmal-rikisins/kjarasamningar-laun-og-starfskjor/ferdakostnadur/
    
    

18. Mig vantar notandanafn inn í ferðabeiðnakerfi Orra, við hvern hef ég samband?
    Kristínu Sigurðard. kristinsig@unak.is eða Aðalheiði Magnúsd. adalheidur@unak.is).*
    
    

19. Skiptir máli hvaða vafri er notaður til að tengjast ferðabeiðnakerfi?
    Mælt er með að nota Chrome og leyfa þarf popups, ef vandræði koma upp við að tengjast í fyrsta skiptið getur verið að hreinsa þurfi vafra, sjá leiðbeiningar undir „Orri“ á unak.is
    
    

20. Ég er í vandræðum að komast inn í ferðabeiðnakerfi Orra þegar ég er staddur/stödd utan háskólans, hvað veldur?
    Nú er hægt er að tengjast ferðabeiðnakerfi Orra á slóðinni http://oebs.orri.is í gegnum 4G eða Wifi bæði innanhúss og utan. Hvort tveggja byggir á því að þið séuð með kveikt á VPN. Ef í síma eða sækið þið Any Connect á App store eða Google Play og setjið upp skv leiðbeiningum Kennslumiðstöðvar hvort sem er á símanum ykkar eða ipad. Velja þarf hópinn „Starfsmenn“ þegar þið skráið ykkur inn. https://wiki.unak.is/display/VIS/Cisco+AnyConnect+VPN
    
    

21. Ég er að fara í vinnutengda ferð en enginn kostnaður fellur á skólann, á ég samt að gera ferðabeiðni?
    Það er gott að gera ferðabeiðni og setja 1. kr. í kostnað og skýringu um að enginn kostnaður falli á skólann. Ferðabeiðni er kostur því þá er alveg ljóst að þið eruð í vinnutengdum erindum á ferðalagi.
    
    
    

22. Þegar ég skrái mig inn í Orra þá er allt á ensku, hvernig laga ég það?
    Hægt er að velja íslensku í innskráningarglugga Orra, sjá mynd:
    

    

    
    
    

    Einnig er hægt að velja íslensku með því að fara inn í Settings þegar komið er í Orra

    Veljið Settings(Stillingar) og Preferences (Kostir)
    

    Veljið Íslensku í valmöguleikunum tveimur undir Tungumál/Languages og smellið svo á Apply (eða Nota) ofarlega hægra megin.
    

    
    
    

23. Hvernig set ég flýtileið inn í ferðabeiðnakerfið af upphafssíðu Orra?
    Veljið Favorites, á Ísl. Eftirlæti 
    
    Sláið inn textann Ferða í gluggann Aðgerð og smellið á Hefja þá ætti að birtast listi fyrir neðan, þar þarf að setja hak við „Ferðauppgjör“ og smella svo á Bæta við Eftirlæti fyrir ofan listann og svo Nota (Apply) uppi  hægra megin
    
    

...

Ef vandræði skapast við gerð ferðabeiðna eða leiðbeiningar vantar endilega heyrið í Kristínu SigurðardElfu. sem aðstoða með glöðu geði eða lagfæra leiðbeiningar eins og þörf er á.