...
Viðfang þeirra starfseiningar sem starfsmaður er skráður á í launakerfinu kemur upp við skráningu, þó . Hægt er hægt að velja annað viðfang í leitarglugga með því að fara í stækkunarglerið og mikilvægt . Mikilvægt er að gera það ef kostnaður á ekki að færast á þá einingu sem upp kemur. Þegar smellt er á stækkunarglerið opnast leitargluggi . Þar er hægt að leita eftir viðfangsnúmeri eða nafni viðfangs.
...
Skráðar dagsetningar skrást svo sjálfkrafa yfir í reitina Tímab. Hefst og Tímab. Endar (þó er hægt að yfirskrifa þær).
BorgÁfangastaður borg/land er síðan skráð inn í reitinn Ferðastaður.
...
Ferðadagar og Gistinætur koma sjálfkrafa eftir dagsetningum í reitunum Tímab.hefst og Tímab.endar. Hægt er að yfirskrifa það ef villt.d. ef draga þarf frá ferðatíma innanlands.
Kostnaðarlínur (neðri hluti ferðabeiðnar)
...
Ekki er hægt að velja eknir km, þegar . Þegar að starfsmaður ekur á eigin bíl , skal velja starfsmannabifreið og skrifa greinagóða athugasemd neðst. Athugasemdin er svo að starfsmaður fái greitt fyrir ferðina og að samþykkjandi sjái að starfsmaður ætlar að keyra. Starfsmaður þarf að skila inn, eða hengja við ferðabeiðniferðareikninginn, kvittun fyrir eldsneyti/hleðslu á ferðastað, til að hægt sé að greiða honum.
Í hverri kostnaðarlínu sem búin er til kemur sama viðfang og valið var í upphafi, þ.Föst upphæð er greidd fyrir akstur fram og til baka milli Akureyrar og Reykjavíkur og akstur á aðra staði reiknaður út frá því. Í dag er sú upphæð 38.500 kr.
Í hverri kostnaðarlínu sem búin er til kemur sama viðfang og valið var í upphafi, þ.e. í miðjuglugganum í efri hluta ferðabeiðnar. Ef viðfangi er breytt í neðri hlutanum (í kostnaðarlínu) þá þarf einnig að laga viðfangið í efri hluta ferðabeiðnarinnar.
...
Ef verið er að stofna ferðabeiðni og ekki búið að senda hana til samþykktar þá er hægt að setja inn viðhengi hér. En ef búið er að samþykkja ferðabeiðnina þá þarf að fara í flipann „Ferðareikningur“ (ofarlega í vinstra horni) og setja inn viðhengi þeim megin.
Bílaleigan tekur mjög hátt bensínlítraverð þegar þeir fylla bílinn eftir notkun. Ef keyrðir eru margir kílómetrar þá er gott að hafa þetta í huga. Ef þið kaupið bensín þá taka kvittun og hengja við ferðabeiðni eða senda í tölvupósti á kelfa@unak.is, innan mánaðar frá ferð.
...
Þegar þið teljið allt skráð í ferðabeiðni (allur
Klára og senda til samþykktar
Þegar þið teljið allt skráð í ferðabeiðni (allur áætlaður kostnaður, rökstuðningur, rétt viðfang og vídd ef við á og réttur samþykkjandi) þá er ágætt að smella á Villuprófa (athugar hvort gleymst hafi að skrá inn í einhver skyldusvæði), svo getið þið hakað við „hunsa aðvaranir“ og smellið á Senda til samþykktar.
...
Skila þarf inn gögnum innan 30 daga frá heimkomu. Best er að skila sem fyrst.
Eftir að ferð er lokið þarf að vista afrit af brottfararspjöldum/staðfestingu á að ferð hafi verið farin vegna ferða erlendis og reikningum fyrir útlögðum kostnaði inni í inn á tilheyrandi ferðabeiðni ferðareikning í ferðabeiðnakerfinu í Orra (nota mynd af bréfaklemmu). Bókhald afgreiðir í framhaldinu endurgreiðslu kostnaðar ef við á. 30 dögum eftir heimkomu lokast ferðabeiðni ferðareikningurinn og ekki er endurgreitt ef reikningar og kvittanir berast eftir það. Dagpeningar eru greiddir allt að 4 dögum fyrir brottför sé ferðabeiðni samþykkt með góðum fyrirvara.
...
Muna að setja rökstuðning og skýringar.
Muna að skoða viðföng og skrá vídd ef við á.
Muna að áætla fyrir öllum kostnaði, upphæðir líka.
Allir með íslenska kennitölu geta verið ferðalangar á ferðabeiðni, líka aðilar sem ekki eru starfsmenn skólans.
Allir geta skráð ferðabeiðnir (svo lengi sem þeir hafa aðgang).
Ef aðstoð vantar er sjálfsagt að hafa samband við Kristínu SigurðardElfu Bragadóttur.
Muna að gera bókunarbeiðni ef bóka þarf flug, gistingu eða bílaleigubíl og hafa FB númer ferðabeiðnar við höndina.
Ef starfsmaður er staddur á þráðlausu neti eða utan HA þarf að tengjast neti HA með VPN til að geta farið inn í ferðabeiðnakerfið, sjá VPN leiðbeiningar á vef Kennslumiðstöðvar Cisco AnyConnect VPN
...
Appið heitir „TaxiHreyfill“. Háskólinn á Akureyri hefur verið stofnaður netnotandi fyrir viðskiptareikning 4178 sem virkja þarf í Hreyfils-appinu.
Til að virkja reikninginn í appinu þarf að fara í Stillingar og þar undir Persónuupplýsingar. Skrá þarf nafn starfsmanns og svo smella á hnapp sem á stendur Reikningur. Þegar smellt er á hnappinn kemur upp innskráning þar sem notandanafnið UNAK og lykilorðið E211 er sett inn. Appið man þær stillingar svo aðeins þarf að gera þetta einu sinni.
Þegar appið er komið með stillingarnar birtist nú undir „Viðskiptavinur“ val um að merkja við hvort á að nota reikninginn eða ekki. Sjálfgefin stilling er að nota ekki reikninginn, svo ekki sé óvart sett í reikning ef um einkaferð er að ræða.
Ef ekki gengur að hengja við viðhengi þá sendið pdf skjöl á kelfa@unak.is . Athugið að ganga þarf frá skjölum innan mánaðar frá brottför.
...
Bílaleigubílar
Háskólinn hefur hætt viðskiptum við AVIS bílaleigu og mun á ný hefja viðskipti við Höldur ehf – Bílaleiga Akureyrar.
Nú sem fyrr gildir að við leitumst við að lágmarka kolefnismengun HA og tökum rafmagns- eða hreinorkubíla í öllum þeim tilfellum sem vegalendir og aðstæður leyfa.
Þegar við erum að ferðast á eigin vegum getum við einnig fengið kjör háskólans á bílaleigubíl hjá Avis
...
Starfsfólk Nemendaskrár mun áfram bóka ódýrasta rafbílinn nema annað sé tekið fram í ferðabeiðnum í Jira. Hér er listi yfir bíla hjá Höldur – Bílaleigu Akureyrar.
Varðandi hleðslu á rafbílum þá er viðmiðað skila bílum í 75% hleðslu annars er tekið hleðslugjald sem er 22.000 kr. Hleðsla á Teslum er innifalin í leiguverði þannig að þá þarf einungis að koma við í Teslu stöð og hlaða upp fyrir 75% áður en skilað er. Það tekur ekki langa stund alla jafna. Ef nota þarf aðrar hraðhleðslustöðvar má benda á til dæmis Ísorku eða ON appið og setja reikning með í ferðauppgjör sem útlagðan kostnað á ferðalaginu.
Ef taka þarf bensín- eða díselbíl skal fylla á bílinn áður en honum er skilað. Bílaleigan tekur mjög hátt gjald fyrir hvern lítra af eldsneyti sem þeir dæla á bílana.
Athugið að afhendingar- og skilastaðir á Akureyri eru á Tryggvabraut og á flugvellinum. Hér má sjá aðra leigustöðvar víðsvegar um landið.
Athugið að vegna nýrra bílastæðareglna hjá Ísavía leggst 1.860 kr. gjald ofan á allar leigur á innanlands flugvöllum. Þó bara einu sinni per leigu ef skilað aftur á sama flugvelli.
Á Keflavíkurflugvelli er gjaldið 3.750 kr.
Starfsfólk HA getur nýtt sér afsláttarkjör hjá Höldi þegar ferðast er á eigin vegum. Pöntun á bíl þarf að senda úr HA-netfangi en einnig er hægt að hringja í síma 461-6000 til að óska eftir bíl og þá staðfesta vinnustaðinn í framhaldi með tölvupósti við bókun.
Algengar spurningar og svör
...