Ráðstefnur, málstofur og aðrir viðburðir

Á ráðstefnan að vera aðgengileg öðrum en þeim er mæta á staðinn? Og þá hvort ráðstefnan eigi að vera aðgengileg á upptökum eða hvort hún sé eingöngu í rauntíma. Ef ráðstefnan á að vera í beinu streymi og/eða upptöku, þá þarf að vanda val á rýmum sem notuð eru þar sem þau henta mis vel fyrir útsendingar. Þá þarf samþykki allra þeirra sem halda erindi og einnig þarf að tilkynna gestum að þeir geti verið í hljóð- og/eða myndupptöku. Einnig þarf að stofna streymishlekki tímanlega svo hægt sé að koma þeim til ráðstefnugesta til að forðast óþarfa áreiti þegar ráðstefnan er að byrja. Einnig þarf að skipuleggja ef fleiri en eitt erindi er samtímis. Það er einnig mikilvægt að þeir sem halda erindi séu alltaf meðvitaðir um að það sé upptaka eða útsending eins og til dæmis þegar spurningar úr sal berast. Þarna reynir á góða stjórnun og aga þar sem mikilvægt er að þeir sem horfa á upptökuna upplifi sig ekki sem annars flokks ef spurningin heyrist ekki á upptökunni eða er ekki endurtekin af þeim sem svarar eða þeim sem stjórnar. Einnig er mikilvægt að þeir sem flytja erindi noti búnað eins og hljóðnema og myndavél á réttan hátt. Sumir eru með það viðhorf að það sé í lagi að halda á headset hljóðnema, en svo er ALLS EKKI. Upptakan og útsendingin verður óásættanleg og þeir sem horfa upplifa sig ekki sem part af ráðstefnunni. Einnig þarf að huga að vinnustofum eða verkefnum. Ef þeir sem eru ekki á staðnum geta ekki tekið þátt eða fylgst með á ásættanlegan hátt, þá þarf það að vera þeim ljóst frá byrjun til að forðast neikvæð viðbrögð á meðan á ráðstefnunni stendur.

Einnig þarf að hugleiða hvort að þeir sem eru ekki á staðnum eigi að geta tekið til máls hvenær sem er eða hvort að þeir eigi eingöngu að geta sent inn spurningar í skrifuðu formi

Þetta er partur af þjónustunni sem RHA veitir, en upplýsingar og leiðbeiningar er hægt að fá hjá kennslumiðsstöð

Eftirfarandi stofur henta ekki sérstaklega vel fyrir ráðstefnur sökum bergmáls í stofum sem veldur því að tal verður óskýrt í útsendingu og/eða upptöku.

K203 og allar L stofur henta ekki fyrir upptökur og/eða útsendingar. Þar sem mikið bergmál er í stofunum ásamt því að skávarpi en nokkuð hávær, þá bjóða stofurnar ekki upp á það að setja annan búnað þar sem myndi henta fyrir upptökur og útsendingar. Því er ekki ráðlagt að velja þær undir ráðstefnur

Rekstur Fasteigna sjá um veitingar og mat.

Mikilvægt er að einhver sé á staðnum sem getur sinnt helstu vandamálum og stýrt erindum. Ef nokkur erindi eru samtímis, þá hefur Kennslumiðstöð ekki fólk til þess að vera á öllum stöðum samtímis. Fólk vill gjarnan fá aðstoð, leiðbeiningar og stuðning þegar tæknifólk kemur á staðinn sem veldur því að það kemst ekki á næsta stað þar sem einnig geta verið vandamál. Hentugasta formið er að fólk frá Kennslumiðstöð fylgist með fjarleiðis, og fólk í stofunni geti komið skilaboðum til ef eitthvað bjátar á. Kennslumiðstöð getur fjarstýrt nokkuð mörgu í skólanum.

Mikilvægt er að fyrirfram sé ákveðið hvernig á að kynna erindi og vera með þau á vísum stað. Kennslumiðstöð getur séð til þess að glærur séu aðgengilegar á tölvum ef þær eru settar inn á beiðni á hjalp.unak.is. Einnig er mikilvægt að sá/sú sem stýrir erindum viti til hvers sé ætlast og að það sé skýrt hver það sé. Til dæmis hvernig kynna á þá sem munu flytja erindi, það hefur sýnt sig að það sé ekki sjálfsagt. Mikilvægt er að viðkomandi fylgist með ábendingum og spurningum á netinu þar sem það getur verið vísbending um að eitthvað sé ekki eins og það eigi að vera á fjarfundinum. Viðkomandi þarf að fylgjast með því að ekki sé slökkt á skjádeilingu, hljóði eða myndavél. Ýmsis dæmi eru fyrir slíku. Einnig þarf viðkomandi að fylgjast með spurningum sem berast á netinu svo að þeir sem þar eru upplifi sig sem part af ráðstefnunni. Þetta á sérstaklega við ef gjald er tekið fyrir þátttöku fjarleiðis.

Nánari ráðleggingar fást með beiðni til KHA á hjalp.unak.is eða í samvinnu við RHA