/
Ráðstefnur, málstofur og aðrir viðburðir

Ráðstefnur, málstofur og aðrir viðburðir

Hægt er að halda ráðstefnur, málstofur og aðra viðburði í Háskólanum á Akureyri sem við koma starfi skólans. Að mörgu er að hyggja þegar kemur að því að halda viðburði. Hér finnur þú gagnleg ráð sem hjálpa þér með undirbúninginn og framkvæmdina. Fyrsta skrefið er að setja þig í samband við Markaðs- og kynningarmál sem aðstoða þig með næstu skref.

 

Rannsóknarmiðstöð Háskólans á Akureyri býður upp á ráðstefnuþjónustu sem vert er að skoða. Sjá nánar hér: https://www.rha.is/is/fyrirtaekid/radstefnur

 

 

Mikilvægt er að athuga hvort húsnæði skólans sé laust og það skarist ekki við aðra viðburði sem henta ekki samtímis áður en dagsetning er ákveðin þar sem ráðstefnur ganga ekki fyrir öðrum viðburðum eins og til dæmis prófum. Sérstaklega þarf að hafa í huga að tækniaðstoð er ekki til staðar þegar próf er að hefjast. Einnig þarf að gera sérstakar ráðstafanir varðandi stoðþjónustu ef ráðstefnan er utan hefbundins opnunartíma. Setjið ykkur því í samband við Kennslumiðsstöð og Rekstur Fasteigna með því að send inn beiðnir á hjalp.unak.is áður lengra er haldið

Mikilvægt er að auglýsa ráðstefnur vel og tímanlega til þess að fá þátttöku. Það er ekki gaman að leggja mikla vinnu í ráðstefnu og fá litla aðsókn sökum þess að kynning misfórst.

  • Settu þig tímanlega í samband við Markaðs- og kynningarmál með því að senda inn beiðni á hjalp.unak.is

  • Markaðs- og kynningarmál sjá um auglýsingar, aðstoða við markhópagreiningu og birtingar, samfélagsmiðla og eru til ráðgjafar varðandi annað sem lýtur að kynningarmálum.  

  • Mikilvægt er að samræmi sé í auglýsingum við ímynd háskólans. Það sýnir fagmennsku og tryggir gæði ráðstefnunnar 

  • RHA getur haldið utan um skráningar, sem kemur sér sérstaklega vel þegar aðsókn fer fram út væntingum 

 

Að halda utan um ráðstefnu er mikil vinna og áreiti úr mörgum áttum, bæði í undirbúningi og á meðan ráðstefnu stendur. Góð skipulagning minnkar álag, en það er margt sem þarf að huga að.

Starfsfólk hefur aðgang að hugbúnaðinum Microsoft Forms inn á office.unak.is

Einfaldasta leiðin til þess að halda utan um erindi er að útbúa form í Forms sem er undir “All apps” á office.unak.is og senda það út.

Kennslumiðstöð getur séð til þess að glærur séu tilbúnar í þeim stofutölvum sem verða í notkun áður en viðburðurinn hefst ef þær eru setta inn á beiðnina í beiðnakerfinu tímanlega. Einnig getur Kennslumiðstöð skipt út glærum ef þess skyldi þurfa á meðan viðburði stendur án þess að þurfa að fara inn í stofuna. Best er ef fyrirlesarar skili inn sínu erindi á Powerpoint formi. Ástæðan er sú að Powerpoint kann að nota tvo skjái þar sem það á við, en til dæmis PDF eða Canva ekki.

 

Það er mikilvægt að fyrirlesarar séu ekki að skrá sig inn á sína notendur eða svæði til að sækja glærur á meðan viðburði stendur þar sem það skapar nokkur vandamál. Það ættu allir að skila inn erindum áður en viðburður hefst til að forðast óþarfa tafir og vandamál.

 

Ef fyrirlesari vill nota eigin tölvu, þá er það hægt með því að viðkomandi tengist fjarfundinum án hljóðs ef hann er til staðar og deili skjánum. Ef fjarfundur er ekki til staðar, þá er í flestum tilvikum hægt að tengja tölvuna með snúru. Þetta þarf þó að vera búið að setja upp áður en viðburðurinn hefst þar sem nokkrar undantekningar eru á því að þetta sé hægt.

Á ráðstefnan að vera aðgengileg öðrum en þeim er mæta á staðinn? Og þá hvort ráðstefnan eigi að vera aðgengileg á upptökum eða hvort hún sé eingöngu í rauntíma. Ef ráðstefnan á að vera í beinu streymi og/eða upptöku, þá þarf að vanda val á rýmum sem notuð eru þar sem þau henta mis vel fyrir útsendingar. Þá þarf samþykki allra þeirra sem halda erindi og einnig þarf að tilkynna gestum að þeir geti verið í hljóð- og/eða myndupptöku. Einnig þarf að stofna streymishlekki tímanlega svo hægt sé að koma þeim til ráðstefnugesta til að forðast óþarfa áreiti þegar ráðstefnan er að byrja. Einnig þarf að skipuleggja ef fleiri en eitt erindi er samtímis. Það er einnig mikilvægt að þeir sem halda erindi séu alltaf meðvitaðir um að það sé upptaka eða útsending eins og til dæmis þegar spurningar úr sal berast. Þarna reynir á góða stjórnun og aga þar sem mikilvægt er að þeir sem horfa á upptökuna upplifi sig ekki sem annars flokks ef spurningin heyrist ekki á upptökunni eða er ekki endurtekin af þeim sem svarar eða þeim sem stjórnar. Einnig er mikilvægt að þeir sem flytja erindi noti búnað eins og hljóðnema og myndavél á réttan hátt. Sumir eru með það viðhorf að það sé í lagi að halda á headset hljóðnema, en svo er ALLS EKKI. Upptakan og útsendingin verður óásættanleg og þeir sem horfa upplifa sig ekki sem part af ráðstefnunni. Einnig þarf að huga að vinnustofum eða verkefnum. Ef þeir sem eru ekki á staðnum geta ekki tekið þátt eða fylgst með á ásættanlegan hátt, þá þarf það að vera þeim ljóst frá byrjun til að forðast neikvæð viðbrögð á meðan á ráðstefnunni stendur.

Einnig þarf að hugleiða hvort að þeir sem eru ekki á staðnum eigi að geta tekið til máls hvenær sem er eða hvort að þeir eigi eingöngu að geta sent inn spurningar í skrifuðu formi

Þetta er partur af þjónustunni sem RHA veitir, en upplýsingar og leiðbeiningar er hægt að fá hjá kennslumiðsstöð

K201 er hópavinnustofa með sæti fyrir 36 manns sem dreifast á 6 hópavinnuborð. 55'' skjáir er við hvert borð auk skjávarpa í stofunni.

Ath - Hægt er að horfa í kringum sig á myndinni með því að hreyfa hana til.

 

M101 er fyrirlestrasalur með 70 sætum í hallandi sætaröðum. Tölvan er ekki staðsett í stofunni. Það kviknar á tölvunni þegar kveikt er á skjávarpanum á Crestron stjórnskjánum með því að velja “Varpi” → “Borðtölva” (ekki nota fjarstýringuna). Ef skjávarpinn kveikir ekki á sér, þá er ráð að velja annað á skjánum eins og til dæmis “HDMI” og velja svo aftur “Borðtölva”.

Ath - Hægt er að horfa í kringum sig á myndinni með því að hreyfa hana til.

 

M102 er fyrirlestrasalur með 70 sætum í hallandi sætaröðum og hjólastólaaðgengi. Tölvan er ekki staðsett í stofunni. Það kviknar á tölvunni þegar kveikt er á skjávarpanum á Crestron stjórnskjánum með því að velja “Varpi” → “Borðtölva” (ekki nota fjarstýringuna). Ef skjávarpinn kveikir ekki á sér, þá er ráð að velja annað á skjánum eins og til dæmis “HDMI” og velja svo aftur “Borðtölva”.

Ath - Hægt er að horfa í kringum sig á myndinni með því að hreyfa hana til.

 

 

Eftirfarandi stofur henta ekki sérstaklega vel fyrir ráðstefnur sökum bergmáls í stofum sem veldur því að tal verður óskýrt í útsendingu og/eða upptöku.

 

K203 og allar L stofur henta ekki fyrir upptökur og/eða útsendingar. Þar sem mikið bergmál er í stofunum ásamt því að skávarpi en nokkuð hávær, þá bjóða stofurnar ekki upp á það að setja annan búnað þar sem myndi henta fyrir upptökur og útsendingar. Því er ekki ráðlagt að velja þær undir ráðstefnur

Rekstur Fasteigna sjá um veitingar og mat.

 

Mikilvægt er að einhver sé á staðnum sem getur sinnt helstu vandamálum og stýrt erindum. Ef nokkur erindi eru samtímis, þá hefur Kennslumiðstöð ekki fólk til þess að vera á öllum stöðum samtímis. Fólk vill gjarnan fá aðstoð, leiðbeiningar og stuðning þegar tæknifólk kemur á staðinn sem veldur því að það kemst ekki á næsta stað þar sem einnig geta verið vandamál. Hentugasta formið er að fólk frá Kennslumiðstöð fylgist með fjarleiðis, og fólk í stofunni geti komið skilaboðum til ef eitthvað bjátar á. Kennslumiðstöð getur fjarstýrt nokkuð mörgu í skólanum.

Mikilvægt er að fyrirfram sé ákveðið hvernig á að kynna erindi og vera með þau á vísum stað. Kennslumiðstöð getur séð til þess að glærur séu aðgengilegar á tölvum ef þær eru settar inn á beiðni á hjalp.unak.is. Einnig er mikilvægt að sá/sú sem stýrir erindum viti til hvers sé ætlast og að það sé skýrt hver það sé. Til dæmis hvernig kynna á þá sem munu flytja erindi, það hefur sýnt sig að það sé ekki sjálfsagt. Mikilvægt er að viðkomandi fylgist með ábendingum og spurningum á netinu þar sem það getur verið vísbending um að eitthvað sé ekki eins og það eigi að vera á fjarfundinum. Viðkomandi þarf að fylgjast með því að ekki sé slökkt á skjádeilingu, hljóði eða myndavél. Ýmsis dæmi eru fyrir slíku. Einnig þarf viðkomandi að fylgjast með spurningum sem berast á netinu svo að þeir sem þar eru upplifi sig sem part af ráðstefnunni. Þetta á sérstaklega við ef gjald er tekið fyrir þátttöku fjarleiðis.

Nánari ráðleggingar fást með beiðni til KHA á hjalp.unak.is eða í samvinnu við RHA