Orlofsreglur
Orlofsreglur flytja tímabundið verkefni samþykkjanda yfir á staðgengil/fulltrúa. t.d. á meðan starfsmaður er í orlofi. Starfsmaður setur SJÁLFUR upp eigin orlofsreglur og verður að gæta þess að gera það ÁÐUR en orlof hefst. Reglan tilgreinir hver á að taka við verkefnum og tímabil. Notandi tengist Orra, smella á Sjálfsafgreiðsla starfsmanna og svo Tilkynningar:
Í sjálfsafgreiðslu starfsmanna er smellt á Orlofsreglur
Til þess að stofna orlofsreglu er smellt á hnappinn Stofna reglu
Vörutegund er valið Allt og smellt á hnappinn Næsta
Næst kemur upp flipi Orlofsregla: Svar þar þarf að skrá orlofsregluna sjálfa:
a. Upph.dags. Kerfið kemur sjálfgefið með þann dag og tíma sem Orlofsreglan er stofnuð.
Hægt er að skrá dagssetningu reglu fram í tímann. t.d að hún byrji að virka 01.10.2014 00:00:00. Einnig er hægt að smella á dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.
b. Lokadags. Hægt er að setja lokadags. á regluna t.d. 28.10.2014 14:34:34. Reglan hættir þá að virka 28 maí 2011 kl. 14:34. Einnig er hægt að smella á dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.
c. Skilaboð Skilaboð til staðgengils/fulltrúa. t.d. „Verð í orlofi næstu viku. Viltu afgreiða alla reikninga fyrir mig.
d. Endurúthluta Hér er staðgengill valinn. Veljið Allir starfsmenn og notendur og smellið á stækkunarglerið og þá opnast leitargluggi. (Sjá mynd hér að neðan)
e. Í leitarglugga er hægt að leita að staðgengli/fulltrúa í starfsmannalista.
Sláið inn nafn stafsmann sem leitað er að eða hluta nafns. Hægt er að nota % til þess að leita eftir hluta nafns t.d. slá inn Þorkell% og fá alla starfsmenn sem heita Þorkell.
- Leita skal eftir Heiti og Smellt á hnappinn Hefja. o Þegar staðgengill er fundinn er smellt á táknið undir “Flýtival” o Gætið þess, að þegar leitað er að staðgengli sýnir kerfið alla starfsmenn.
Mikilvægt er að velja starfsmenn sem tilheyra þinni stofnun.
- Takið eftir notendanafni sem segir til um hvaða stofnun starfsmaður tilheyrir.
- Gætið þess einnig að netfang sé til staðar og rétt. Ef netfang er ekki til staðar skal hafa samband við launafulltrúa stofnunar.
- Framsenda svar Alltaf skal haka í Framsenda svar. Athugið, sé regla vistuð með “Flytja tilkynningareignarhald” þá þarf að eyða henni og byrja upp á nýtt.
- Þegar smellt er á Apply er reglan vistuð. Reglan verður virk á upphafsdagsetningu.
Viðhald á orlofsreglum
Þegar búið er að skrá orlofsreglu birtist hún með svipuðum hætti og sést hér að neðan.
Hægt er að skoða virkar orlofsreglur í verklið: Sjálfsafgreiðslu starfsmanna > Tilkynningar (sjá lið nr.2) og breyta þeim.
Uppfæra Ef smellt er á „Blýantinn“ undir „Uppfæra“ er hægt að breyta orlofsreglunni.
Eyða Ef smellt er á „Ruslatunnuna“ undir „Eyða“ er orlofsreglunni eytt. Athugið:
- Samþykktarsaga sýnir upprunalegan starfsmann sem samþykkjanda og nafn þess sem leysir af kemur fram í athugasemd.
- Ágætt er að regla taki gildi nokkrum dögum áður en frí hefst sem tryggir að hún er virk áður en stafsmaður fer í frí.