Ferðir starfsmanna
Samþykkja ferðabeiðni sem yfirmaður eða eftirlitsaðili
Eftir að beiðni hefur verið send til samþykktar, fer hún til samþykktar hjá yfirmanni (og síðan eftirlitsaðila). Yfirmaður og eftirlitsaðili fá tilkynningu ef ferðabeiðni bíður samþykktar þeirra.
Hægt er að nálgast beiðnina í gegnum Verkefnalistann sem birtist um leið og viðkomandi skráir sig inn í Oracle kerfið.
Beiðnin er opnuð með því að ýta á viðkomandi beiðni.
Einnig er hægt að nálgast hana undir tilkynningum (Sjálfsafgreiðsla).
Þá er valið ábyrgðarsviðið Sjálfsafgreiðsla starfsmanna. Þar er farið inn í tilkynningar
Til þess að opna beiðnina þarf að ýta á viðkomandi beiðni (ATH ýta á bláa linkinn, en EKKI haka við reitinn fyrir framan)
Opnast þá ferðabeiðni sem hægt er að samþykkja, hafna eða óska leiðréttingar á.
Svona lítur beiðnin út hjá yfirmanni og getur hann breytt öllum hlutum beiðnarinnar.
Hér getur yfirmaður samþykkt beiðnina eða hafnað henni, en þá þarf að setja inn skýringu hvers vegna beiðninni er hafnað. Einnig er hægt að óska eftir leiðréttingu á beiðninni og sendist hún þá á skráningaraðila ferðarinnar, sem getur farið inn í hana og lagfært það sem við á.
Samþykktarsaga:
Ef ýtt er á hnappinn samþykktarsaga, sést samþykktarsaga beiðnar og einnig hjá hverjum hún liggur til samþykktar, en það er skoðað með því að ýta á örina fyrir framan Til samþykktar hjá. Sést þá nafn og notendanafn þess sem samþykkja skal beiðnina næst.
Ef beiðnin hefur verið samþykkt, þá fer hún til samþykktar hjá eftirlitsaðila, ef sú samþykktarleið hefur verið valin. Eftirlitsaðili getur einnig breytt öllu í beiðninni.
Hægt er að samþykkja reikning, hafna eða óska eftir leiðréttingu.
Endurúthluta samþykkt á ferðabeiðni eða reikningi
(viðbót HA):
Hægt er að endurúthluta samþykkt reikninga eða ferðabeiðna á þann umsjónarmann sem þið viljið að samþykki í staðinn fyrir ykkur.
Það er gert með því að haka við samþykktartilkynninguna (í verkefnalistanum) og velja Endurúthluta, síðan er slegið inn nafnið á þeim sem á að fá tilkynninguna.
Hægt er að endurúthluta samþykktum á aðila þó viðkomandi sé ekki skilgreindur samþykkjandi í ferðabeiðnakerfi Orra (þ.e. ekki á listanum yfir samþykkjendur).
Samþykkjandi fjarverandi - Orlofsreglur (vísan samþykkta ferðabeiðna og reikninga á annan aðila)
Orlofsreglur
Orlofsreglur flytja tímabundið verkefni samþykkjanda yfir á staðgengil/fulltrúa. t.d. á meðan starfsmaður er í orlofi. Starfsmaður setur SJÁLFUR upp eigin orlofsreglur og verður að gæta þess að gera það ÁÐUR en orlof hefst. Reglan tilgreinir hver á að taka við verkefnum og tímabil. Notandi tengist Orra, smella á Sjálfsafgreiðsla starfsmanna og svo Tilkynningar:
Í sjálfsafgreiðslu starfsmanna er smellt á Orlofsreglur
Til þess að stofna orlofsreglu er smellt á hnappinn Stofna reglu
Vörutegund er valið Allt og smellt á hnappinn Næsta
Næst kemur upp flipi Orlofsregla: Svar þar þarf að skrá orlofsregluna sjálfa:a. Upph.dags. Kerfið kemur sjálfgefið með þann dag og tíma sem Orlofsreglan er stofnuð.
Hægt er að skrá dagssetningu reglu fram í tímann. t.d að hún byrji að virka 01.10.2014 00:00:00. Einnig er hægt að smella á dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.
b. Lokadags. Hægt er að setja lokadags. á regluna t.d. 28.10.2014 14:34:34. Reglan hættir þá að virka 28 maí 2011 kl. 14:34. Einnig er hægt að smella á dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.
c. Skilaboð Skilaboð til staðgengils/fulltrúa. t.d. „Verð í orlofi næstu viku. Viltu afgreiða alla reikninga fyrir mig.
d. Endurúthluta Hér er staðgengill valinn. Veljið Allir starfsmenn og notendur og smellið á stækkunarglerið og þá opnast leitargluggi. (Sjá mynd hér að neðan)
e. Í leitarglugga er hægt að leita að staðgengli/fulltrúa í starfsmannalista.
Sláið inn nafn stafsmann sem leitað er að eða hluta nafns. Hægt er að nota % til þess að leita eftir hluta nafns t.d. slá inn Þorkell% og fá alla starfsmenn sem heita Þorkell.
Leita skal eftir Heiti og Smellt á hnappinn Hefja. o Þegar staðgengill er fundinn er smellt á táknið undir “Flýtival” o Gætið þess, að þegar leitað er að staðgengli sýnir kerfið alla starfsmenn.
Mikilvægt er að velja starfsmenn sem tilheyra þinni stofnun.
Takið eftir notendanafni sem segir til um hvaða stofnun starfsmaður tilheyrir.
Gætið þess einnig að netfang sé til staðar og rétt. Ef netfang er ekki til staðar skal hafa samband við launafulltrúa stofnunar.
Framsenda svar Alltaf skal haka í Framsenda svar. Athugið, sé regla vistuð með “Flytja tilkynningareignarhald” þá þarf að eyða henni og byrja upp á nýtt.
Þegar smellt er á Apply er reglan vistuð. Reglan verður virk á upphafsdagsetningu.
Viðhald á orlofsreglum
Þegar búið er að skrá orlofsreglu birtist hún með svipuðum hætti og sést hér að neðan.
Hægt er að skoða virkar orlofsreglur í verklið: Sjálfsafgreiðslu starfsmanna > Tilkynningar (sjá lið nr.2) og breyta þeim.
Uppfæra
Ef smellt er á „Blýantinn“ undir „Uppfæra“ er hægt að breyta orlofsreglunni.
Eyða
Ef smellt er á „Ruslatunnuna“ undir „Eyða“ er orlofsreglunni eytt. Athugið:
Samþykktarsaga sýnir upprunalegan starfsmann sem samþykkjanda og nafn þess sem leysir af kemur fram í athugasemd.
Ágætt er að regla taki gildi nokkrum dögum áður en frí hefst sem tryggir að hún er virk áður en stafsmaður fer í frí.