Samþykkjandi
Samþykktarferill í ORRA
Leiðbeiningar fyrir samþykkjanda
Útg. 2,0 - Apríl 2017
Efnisyfirlit:
- Leiðbeiningar FJS fyrir notendur Orra – fjs.is2
- Um samþykkt reikninga – hlutverk samþykkjanda2
...
Leiðbeiningar FJS fyrir notendur Orra – fjs.isÁ heimasíðu Fjársýslu ríkisins er að finna leiðbeiningar sem snúa sérstaklega að rafrænum reikningum. Þar er að finna leiðbeiningar bæði sem snúa að stofnunum og birgjum. Meðal leiðbeininga sem snúa að stofnunum má nefna:
...
Um samþykkt reikninga – hlutverk samþykkjandaSamþykkjandi er starfsmaður stofnunar sem gegnir hlutverki í rafrænu samþykktarferli Orra. Samþykkt reikninga er yfirleitt skipt milli tveggja til þriggja aðila, verkefni samþykkjanda í samþykktarferli eru:
...
Yfirlit yfir rafrænt samþykktaferliFerli reikninga í samþykktarferli er eftirfarandi:
...
Aðgangur samþykkjandaNotendur sem gegna hlutverki í samþykktarferli þurfa að hafa:
...
Tími til samþykktarSamþykkjandi sem fær tilkynningu um reikning í samþykktarferli hefur samtals 7 daga til að bregðast við reikningnum, honum er send ítrekun eftir fjóra daga sem gildir í 3 daga. Sé ekki brugðist við reikningnum innan 7 daga er hann sendur til yfirmanns (tilgreindur í Starfsmannakerfi Orra).
Hvar finn ég tilkynningar?!worddav2df5b8f90112a0d61c0acb099a63b138.png|height=41,width=532!Notendur fá tölvupóst frá Orra þess efnis að reikningur bíði.
Þegar notandi tengist Orra birtast tilkynningar á verkefnalista (hægra megin á aðalvalmynd). Einnig má finna tilkynningar undir ábyrgðarsviði Sjálfsafgreiðsla starfsmanna.
Skoða tilkynningar!worddavc1b014dadf58d40c69804b3ccfb64315.png|height=170,width=636!Þegar tilkynning er opnuð sýnir hann lista yfir Opnar tilkynningar. Smellið á viðkomandi krækju. Takið einnig eftir Tímafresti notanda, lengst til hægri í línu.
...
Hvernig á að afgreiða reikningaSamþykkjandi opnar tilkynningu. Hún skiptist í nokkra hluta:
...
Skoða reikning
Hægt er að skoða reikning sem er í samþykktarferli með því að smella á krækju í samþykktar- tilkynningu. Reikningar eru birtir í PDF skjali. Þeir eru flestir sýndir í sama útliti til einföldunar.
Viðhengi með reikningi
Ef viðhengi eru við reikninginn birtast þau í PDF skjali á eftir reikningi.
Bókari getur bætt viðhengjum við reikning, t.d. scannað inn skjöl.
Reikningi hafnaðHelstu ástæður þess að starfsmaður hafnar reikningi eru:
Bókun reiknings: Samþykkjandi skráir athugasemd til bókara sem breytir bókun. Reikningi er alltaf hafnað þegar koma þarf einhverjum breytingum eða leiðréttingum til bókhaldsins.
Reikningurinn sjálfur: Samþykkjandi hafnar reikningi vegna viðskiptakjara s.s. verð. Starfsmaður er sjálfur ábyrgur fyrir að hafa samband við birgja og fá reikning leiðréttan eða fá útgefinn kreditreikning.
!worddav19f51d80feec04d8324d448d5170f179.png|height=137,width=580!Athugasemd, birtist bókara. Kemur fram í samþykktarsöguEf reikningi er hafnað þarf alltaf að skrá ástæðu höfnunar í svæðið Aths. (athugasemdir starfsmanns). Starfsmaður getur sett inn athugasemd hvort sem reikningi er hafnað eða hann samþykktur.
Athugið, Ef bókun reiknings er breytt krefur samþykktarferillinn stundum þann sem hafnaði reikningi aftur um samþykki. Með því er kerfið að kalla eftir samþykkt á kreditbókun, þ.e. það vill fá heimild til að færa ranglega bókaðan reikning af fyrra viðfangi, áður en hann er bókaður á nýtt viðfang og sendur til samþykktar. Unnið er í að koma í veg fyrir slíka virkni en því miður hefur vandinn hefur ekki verið leystur að fullu.
VerkbókhaldHjá stofnunum sem bóka reikninga á verk og verkhluta í verkbókhaldi eru reikningar sendir til samþykktar á ábyrgðarmannn verks. Tilkynning til ábyrgðarmanns er eins nema bókunarstrengur reiknings vísar í verk og verkhluta, ekki viðföng og tegundir.
Að öðru leyti virka samþykktarferlar eins og hjá stofnun sem bókar reikninga beint í fjárhag.
Tímamörk í ferli og ítrekun tilkynningaÞegar starfsmaður færi tilkynningu um reikning sem bíður afgreiðslu hefur hann samtals sjö daga til að afgreiða hann. Að liðnum fjórum dögum er honum send ítrekun. Sé reikningi ekki sinnt innan sjö daga (samtals) er tilkynning send á yfirmann viðkomandi starfsmanns.
Tímarammi til samþykktar sést hér.Yfirmaðurinn hefur þá kost á því að afgreiða tilkynningu sjálfur eða senda reikninginn aftur til undirmanns síns. Nánar er farið í eftirlitshlutverk yfirmanns hér á eftir.
Athugið, að þessi tímamörk taka ekki tillit til eindaga eða gjalddaga reiknings.
Stigmögnun (ítrekun) til yfirmannsEf starfsmaður sinnir ekki hlutverki sínu er tilkynning send yfirmanni hans. Sú tilkynning er svipuð almennu tilkynningunni fyrir utan auka-hnapp. „Resend to Approver" sem gerir yfirmanni mögulegt að senda tilkynningu aftur til starfsmanns og fær hann þá aftur fimm daga til að sinna henni. Tilkynningarnar líta eins út í vinnulistanum nema það bætist „stigmagnað úr" aftast við lýsinguna.
!worddav32e22b40080888c45127a5c659f7b236.png|height=277,width=575!Ef yfirmaðurinn sinnir tilkynningunni ekki innan fimm daga er reikningi sjálfvirkt hafnað, án skýringar. Í þvi tilfelli þarf bókari að taka afstöðu til reikningsins og ákveða hvað skal gera.
Endurúthlutun tilkynninga!worddav0576c99ae86ac3cd3cdf57dd8c849573.png|height=190,width=578!Við endurúthlutun tilkynninga er beiðni um afgreiðslu framsend til annars starfsmanns. Það gerist ef starfsmaður vill af einhverjum ástæðum að annar starfsmaður fari yfir og taki afstöðu til reikningsins.
Samþykkjandi smellir á hnapp Endurúthluta.
Nafn starfsmanns sem á að fá tilkynningu um reikninginn er sett í reitinn við hliðina á „Allir starfsmenn og notendur". Tryggt þarf að vera að hann sé skráður notandi í Orra. Athugið, að þessi listi sýnir alla starfsmenn ríkisins, gætið þess að notendanafn og netfang séu rétt. Í athugasemdir er hægt að setja skilaboð til þess sem skal afgreiða reikninginn.
Að lokum er smellt á hnapp Gangsetja.
Athugið einnig:
...
Orlofsreglur!worddav40c00630b37fe32313920616ff461303.png|height=179,width=144!Orlofsreglur flytja tímabundið verkefni samþykkjanda yfir á staðgengil/fulltrúa. t.d. á meðan starfsmaður er í orlofi. Starfsmaður setur SJÁLFUR upp eigin orlofsreglur og verður að gæta þess að gera það ÁÐUR en orlof hefst. Reglan tilgreinir hver á að taka við verkefnum og tímabil. Notandi tengist Orra, smella á Sjálfsafgreiðsla starfsmanna og svo Tilkynningar:
!worddav4faef6b6dd03aa5d7ea06653b198a5a4.png|height=160,width=257!Í sjálfsafgreiðslu starfsmanna er smellt á Orlofsreglur
!worddaved26a539c2390fd1f653f9f3328d2342.png|height=144,width=548!Til þess að stofna orlofsreglu er smellt á hnappinn Stofna reglu
Í flipa
Vörutegund er valið Allt og smellt á hnappinn Næsta
Næst kemur upp flipi Orlofsregla: Svar þar þarf að skrá orlofsregluna sjálfa:
!worddav79322d9a34ad9ddba63a2617904eee9c.png|height=274,width=579!gfeda
b
c
...
Viðhald á orlofsreglumÞegar búið er að skrá orlofsreglu birtist hún með svipuðum hætti og sést hér að neðan. Hægt er að skoða virkar orlofsreglur í verklið: Sjálfsafgreiðslu starfsmanna > Tilkynningar
(sjá lið nr.2) og breyta þeim.
Uppfæra Ef smellt er á „Blýantinn" undir „Uppfæra" er hægt að breyta orlofsreglunni.
Eyða Ef smellt er á „Ruslatunnuna" undir „Eyða" er orlofsreglunni eytt. Athugið :
...
Stillingar á PDF birtingu
Hvernig birtast PDF skjölin í ólíkum vöfrumÓlíkir vafrar birta PDF skjöl með ólíkum hætti. Yfirleitt er notast við Acrobat Reader forritið. Bæði er hægt að keyra það í vafra (in browser) eða utan vafra (stand alone). Vandinn er að hegðun og stillar forrits geta verið breytilegar eftir aðstæðum.
Leiðbeiningar um uppsetningu Acrobat Reader fyrir vafra er að finna hér:
...
Mozilla FirefoxNýrri útgáfur af Firefox bjóða upp á þrjár leiðir til að skoða PDF skjöl. Með honum fylgir innbyggt forrit til að skoða PDF skjöl sem virðist vera takmörkunum háður. Notendur geta skipt um forrit til að skoða. Til að breyta hvaða forrit er notað til að skoða PDF skjöl í Firefox:
...
Stillingar á PDF birtinguVið birtingu skjala setur Orri ÖLL viðhengi reiknings í eitt PDF skjal. Fylgiskjöl lenda aftan við reikninginn.
Stundum eru ólíkar síður eru með ólíkri upplausn og sumar síður því ólæsilegar. PDF forritið er þá að þvinga sumar síðurnar niður í stærð (sjá mynd).
!worddav2d5999048b0c6bab122ca7e686e1e756.png|height=58,width=308!Internet Explorer:
!worddavc5d63b38ce96eb874f8d530762a0c655.png|height=82,width=289!Firefox, innbyggt skoðunarforrit:
Google Crome:
!worddav110229a674f7c709e1da349a9407096b.png|height=65,width=274!Acrobat reader: