Samþykkt rafrænna reikninga (ítarlegt)

Samþykkjandi

Samþykktarferill í ORRA
Leiðbeiningar fyrir samþykkjanda
Útg. 2,0 - Apríl 2017 

Á heimasíðu Fjársýslu ríkisins er að finna leiðbeiningar sem snúa sérstaklega að rafrænum reikningum. Þar er að finna leiðbeiningar bæði sem snúa að stofnunum og birgjum. Meðal leiðbeininga sem snúa að stofnunum má nefna:

• Stillingar á vafra

• Leiðbeiningar fyrir samþykkjanda

• Leiðbeiningar fyrir bókara stofnunar með eigið bókhald

• Skýrslur í fjárhag

Open

Samþykkjandi er starfsmaður stofnunar sem gegnir hlutverki í rafrænu samþykktarferli Orra. Samþykkt reikninga er yfirleitt skipt milli tveggja til þriggja aðila, verkefni samþykkjanda í samþykktarferli eru:

•  

  • staðfesta móttöku vöru og/eða þjónustu

  • staðfesta verð, afslætti og önnur ákvæði samnings

  • staðfesta bókun

  • heimila greiðslu

Það er á ábyrgð stofnunar að hlutverk hvers starfsmanns sé skýrt í samþykktarferli.
Starfsmenn sem gegna hlutverki í samþykktarferli fá tilkynningu í tölvupósti og þurfa að fara reglulega inn í sjálfsafgreiðslu Orra og afgreiða allar tilkynningar sem bíða. Starfsmaður getur tengst Orra með venjulegum hætti eða tengst utan vinnustaðar með því að nota vefslóð:

heima.orri.is

Ferli reikninga í samþykktarferli er eftirfarandi:

1. Bókari gengur frá bókun reiknings, staðfestir reikning og sendir til samþykktar

2. Starfsmaður fær tilkynningu frá Orra

3. Starfsmaður skráir sig inn í Orra og tekur afstöðu til reiknings

   1. Samþykktur reikningur fer til næsta starfsmanns í samþykktarferli

   2. Reikningur sem er hafnað fer aftur til bókarans

   3. Reikningur sem samþykkjandi sinnir ekki fer til yfirmanns

4. Yfirmaður getur:

   1. Afgreitt reikning sjálfur

   2. Sent aftur til starfsmann

   3. Reikningur sem yfirmaður afgreiðri ekki fær stöðu hafnaður og fer til bókara

5. Það er á ábyrgð bókara að tryggja að samþykkt reiknings klárist

6. Samþykktur reikningur er tilbúinn til greiðslu

Einnig má nefna:

• Eðlilegt er að birgi sendi ekki pappír samhliða rafrænum reikningum

• Stefnt er að því að öll regluleg viðskipti fari af innkaupakortum og á rafræna reikninga.

• Það er verkefni kaupandans að hafa samband við birgja ef hann vill gera athugasemdir við á reikning eða afhendingu vöru og þjónustu, kalla eftir leiðréttingu og/eða kreditreikningi

Notendur sem gegna hlutverki í samþykktarferli þurfa að hafa: