FindTime er viðbót við Outlook sem hjálpar til við að skipuleggja fundi. Hægt er að senda póst með nokkrum valkostum um tímasetningu fundar og þá hefst kosning á hvaða tími hentar best. Um leið og allir hafa kosið tíma, þá verður til sjálfkrafa fundur í Outlook dagatalinu.
...
- Byrjaðu á því að búa til póst eða svara pósti í Outlook.
- Listaðu upp þá aðila sem eiga að taka þátt í fundinum með því að bæta þeim inn í To og/eða Cc.
- Smelltu á Home í póstinum og veldu Reply with meeting poll.
- Skilgreindu hvað fundurinn á að vera langur og hvaða dagar koma til greina.
- Hér er hægt að flokka fundina eftir því hvaða tími hentar flestum.
- Við hvern einstakling sést hvernig hann er skráður í dagatalinu hjá sér.
- Veldu hvenær yfir daginn þú vilt halda fundinn. Þegar búið er að velja tíma, smelltu á Next.
- FindTime býr sjálfkrafa til fund á Teams, en það er alltaf hakað í Online Meeting þegar FindTime er notað.
- Þegar smellt er á Poll settings þá kemur upp eftirfarandi stillingar.
Notify me about poll updates: Þú færð póst í hvert skipti sem aðili velur sér fundartíma.
Schedule when attendees reach consensus: Bóka fund um leið og allir eru sammála um tíma.
Hold selected times on my calendar: Taka til hliðar tímasetningar sem koma til greina í dagatalinu þar til tími hefur verið ákveðinn
Lock poll for attendees: Hægt er að læsa vali hjá aðilinum þegar þeir hafa kosið tíma.
Require attendees to verify their identity: Notendur þurfa að staðfesta að hverjir þeir eru
Email notifications in FindTime language: Velja tungumál á svarinu sem kemur frá FindTime. - Smelltu á Insert to email til að festa könnunina við tölvupóstinn.
- Könnunin er núna komin inn í póstinn, það er alltaf hægt að smella á Edit Options ef það þarf að breyta einhverju.
- Ýttu á Send til að senda könnunina.
- Þú færð síðan sendan hlekk sem beinir þig að síðu, þar sem hægt er að fylgjast með kosningunni.