Samþykkt rafrænna reikninga-ítarlegt

Samþykkjandi

Samþykktarferill í ORRA
Leiðbeiningar fyrir samþykkjanda
Útg. 2,0 - Apríl 2017

Efnisyfirlit:

1. Leiðbeiningar FJS fyrir notendur Orra – fjs.is

Á heimasíðu Fjársýslu ríkisins er að finna leiðbeiningar sem snúa sérstaklega að rafrænum reikningum. Þar er að finna leiðbeiningar bæði sem snúa að stofnunum og birgjum. Meðal leiðbeininga sem snúa að stofnunum má nefna:

Stillingar á vafra
Leiðbeiningar fyrir samþykkjanda
Leiðbeiningar fyrir bókara stofnunar með eigið bókhald
Skýrslur í fjárhag

2. Um samþykkt reikninga – hlutverk samþykkjanda

Samþykkjandi er starfsmaður stofnunar sem gegnir hlutverki í rafrænu samþykktarferli Orra. Samþykkt reikninga er yfirleitt skipt milli tveggja til þriggja aðila, verkefni samþykkjanda í samþykktarferli eru:

- staðfesta móttöku vöru og/eða þjónustu
- staðfesta verð, afslætti og önnur ákvæði samnings
- staðfesta bókun
- heimila greiðslu

Það er á ábyrgð stofnunar að hlutverk hvers starfsmanns sé skýrt í samþykktarferli.
Starfsmenn sem gegna hlutverki í samþykktarferli fá tilkynningu í tölvupósti og þurfa að fara reglulega inn í sjálfsafgreiðslu Orra og afgreiða allar tilkynningar sem bíða. Starfsmaður getur tengst Orra með venjulegum hætti eða tengst utan vinnustaðar með því að nota vefslóð:

heima.orri.is

Yfirlit yfir rafrænt samþykktaferli

Ferli reikninga í samþykktarferli er eftirfarandi:

Bókari gengur frá bókun reiknings, staðfestir reikning og sendir til samþykktar
Starfsmaður fær tilkynningu frá Orra
Starfsmaður skráir sig inn í Orra og tekur afstöðu til reiknings
1. Samþykktur reikningur fer til næsta starfsmanns í samþykktarferli
2. Reikningur sem er hafnað fer aftur til bókarans
3. Reikningur sem samþykkjandi sinnir ekki fer til yfirmanns
Yfirmaður getur:
1. Afgreitt reikning sjálfur
2. Sent aftur til starfsmann
3. Reikningur sem yfirmaður afgreiðri ekki fær stöðu hafnaður og fer til bókara
Það er á ábyrgð bókara að tryggja að samþykkt reiknings klárist
Samþykktur reikningur er tilbúinn til greiðslu

Einnig má nefna:

Eðlilegt er að birgi sendi ekki pappír samhliða rafrænum reikningum
Stefnt er að því að öll regluleg viðskipti fari af innkaupakortum og á rafræna reikninga.
Það er verkefni kaupandans að hafa samband við birgja ef hann vill gera athugasemdir við á reikning eða afhendingu vöru og þjónustu, kalla eftir leiðréttingu og/eða kreditreikningi

Aðgangur samþykkjanda

Notendur sem gegna hlutverki í samþykktarferli þurfa að hafa:

Ábyrgðarsvið: „Sjálfsafgreiðsla starfsmanna"
Yfirmann, skráð í starfsmannakerfi
Póstfang, skráð í starfsmannakerfi

Allir notendur Orra eiga að fá skráð þessi atriði þegar þeir eru stofnaðir í Orra.

Tími til samþykktar

Samþykkjandi sem fær tilkynningu um reikning í samþykktarferli hefur samtals 7 daga til að bregðast við reikningnum, honum er send ítrekun eftir fjóra daga sem gildir í 3 daga. Sé ekki brugðist við reikningnum innan 7 daga er hann sendur til yfirmanns (tilgreindur í Starfsmannakerfi Orra).

3. Hvar finn ég tilkynningar?

Þegar notandi tengist Orra birtast tilkynningar á verkefnalista (hægra megin á aðalvalmynd). Einnig má finna tilkynningar undir ábyrgðarsviði Sjálfsafgreiðsla starfsmanna.

Skoða tilkynningar

Þegar tilkynning er opnuð sýnir hann lista yfir Opnar tilkynningar. Smellið á viðkomandi krækju. Takið einnig eftir Tímafresti notanda, lengst til hægri í línu.

Samþykkjandi getur einnig valið Allar tilkynningar í flipanum View. Tilkynningar geta haft þrenns konar stöðu:

Opna Tilkynning er óafgreidd
Lokað Tilkynning hefur verið afgreidd, samþykkt eða hafnað af starfsmanni
Afturkallað Tilkynningu hefur ekki verið sinnt og er afturkölluð af kerfinu.

Athugasemd, birtist bókara. Kemur fram í samþykktarsögu

4. Hvernig á að afgreiða reikninga

Samþykkjandi opnar tilkynningu. Hún skiptist í nokkra hluta:

Haus kaupandi, seljandi, númer, dagsetning og upphæð reiknings
Bókun
Samþykktarsaga og yfirlit yfir aðgerðir

Hnappar eru bæði efst og neðst á skjámyndinni. Aðgerðir eru:

Samþykkja	Samþykkjandi samþykkir viðkomandi reikning
Hafna	Reikningur ekki samþykktur eða breyting á bókun reiknings. Höfnun sendir skilaboð til bókara, ekki birgja
Endurúthluta	Samþykkjandi framsendir tilkynningu til annars aðila. Athugið, tilkynning kemur EKKI til baka til sendanda.

Ef notandi vill … þá:

Breyta bókun	Hafna reikningi, ný bókun fer í athugasemd
Hafna reikningi	Tilkynning fer til bókara. Starfsmaður verður sjálfur að hafa samband við birgja
Breyta / kredit	Hafa samband við birgja
Geyma reikning	Ekki hægt. Mögulega hafna og biðja bókara um að setja aftur í samþykkt þegar á að afgreiða

Allar aðgerðir eru skráðar í samþykktarsögu, einnig eru athugasemdir geymda.

Skoða reikning

Hægt er að skoða reikning sem er í samþykktarferli með því að smella á krækju í samþykktar- tilkynningu. Reikningar eru birtir í PDF skjali. Þeir eru flestir sýndir í sama útliti til einföldunar.

Viðhengi með reikningi

Ef viðhengi eru við reikninginn birtast þau í PDF skjali á eftir reikningi.

Bókari getur bætt viðhengjum við reikning, t.d. scannað inn skjöl.

Reikningi hafnað

Helstu ástæður þess að starfsmaður hafnar reikningi eru:
Bókun reiknings: Samþykkjandi skráir athugasemd til bókara sem breytir bókun. Reikningi er alltaf hafnað þegar koma þarf einhverjum breytingum eða leiðréttingum til bókhaldsins.
Reikningurinn sjálfur: Samþykkjandi hafnar reikningi vegna viðskiptakjara s.s. verð. Starfsmaður er sjálfur ábyrgur fyrir að hafa samband við birgja og fá reikning leiðréttan eða fá útgefinn kreditreikning.
!worddav19f51d80feec04d8324d448d5170f179.png|height=137,width=580!Athugasemd, birtist bókara. Kemur fram í samþykktarsöguEf reikningi er hafnað þarf alltaf að skrá ástæðu höfnunar í svæðið Aths. (athugasemdir starfsmanns). Starfsmaður getur sett inn athugasemd hvort sem reikningi er hafnað eða hann samþykktur.

Athugið, Ef bókun reiknings er breytt krefur samþykktarferillinn stundum þann sem hafnaði reikningi aftur um samþykki. Með því er kerfið að kalla eftir samþykkt á kreditbókun, þ.e. það vill fá heimild til að færa ranglega bókaðan reikning af fyrra viðfangi, áður en hann er bókaður á nýtt viðfang og sendur til samþykktar. Unnið er í að koma í veg fyrir slíka virkni en því miður hefur vandinn hefur ekki verið leystur að fullu.

5. Verkbókhald

Hjá stofnunum sem bóka reikninga á verk og verkhluta í verkbókhaldi eru reikningar sendir til samþykktar á ábyrgðarmannn verks. Tilkynning til ábyrgðarmanns er eins nema bókunarstrengur reiknings vísar í verk og verkhluta, ekki viðföng og tegundir.
Að öðru leyti virka samþykktarferlar eins og hjá stofnun sem bókar reikninga beint í fjárhag.

6. Tímamörk í ferli og ítrekun tilkynninga

Þegar starfsmaður færi tilkynningu um reikning sem bíður afgreiðslu hefur hann samtals sjö daga til að afgreiða hann. Að liðnum fjórum dögum er honum send ítrekun. Sé reikningi ekki sinnt innan sjö daga (samtals) er tilkynning send á yfirmann viðkomandi starfsmanns.

Athugið, að þessi tímamörk taka ekki tillit til eindaga eða gjalddaga reiknings.

Stigmögnun (ítrekun) til yfirmanns

Ef starfsmaður sinnir ekki hlutverki sínu er tilkynning send yfirmanni hans. Sú tilkynning er svipuð almennu tilkynningunni fyrir utan auka-hnapp. „Resend to Approver" sem gerir yfirmanni mögulegt að senda tilkynningu aftur til starfsmanns og fær hann þá aftur fimm daga til að sinna henni. Tilkynningarnar líta eins út í vinnulistanum nema það bætist „stigmagnað úr" aftast við lýsinguna.
Ef yfirmaðurinn sinnir tilkynningunni ekki innan fimm daga er reikningi sjálfvirkt hafnað, án skýringar. Í þvi tilfelli þarf bókari að taka afstöðu til reikningsins og ákveða hvað skal gera.

Endurúthlutun tilkynninga

Við endurúthlutun tilkynninga er beiðni um afgreiðslu framsend til annars starfsmanns. Það gerist ef starfsmaður vill af einhverjum ástæðum að annar starfsmaður fari yfir og taki afstöðu til reikningsins.

Samþykkjandi smellir á hnapp Endurúthluta.
Nafn starfsmanns sem á að fá tilkynningu um reikninginn er sett í reitinn við hliðina á „Allir starfsmenn og notendur". Tryggt þarf að vera að hann sé skráður notandi í Orra. Athugið, að þessi listi sýnir alla starfsmenn ríkisins, gætið þess að notendanafn og netfang séu rétt. Í athugasemdir er hægt að setja skilaboð til þess sem skal afgreiða reikninginn.

Að lokum er smellt á hnapp Gangsetja.

Athugið einnig:

Tilkynning kemur ekki aftur til baka til starfsmannsins sem framsendir.
Athugasemd í endurúthlutun kemur ekki í samþykktarsögu
Samþykktarsaga sýnir þann starfsmann reikningur er sendur til.
Ekki er hægt að nota þessa virkni til að bæta starfsmanni við ferlið. Þess vegna er ekki hægt að nota þessa virkni til að fá álit annars aðila.

Ef óskað er eftir áliti eða samþykki annars aðila við einstaka reikninga er einfaldast að prenta þá út og láta viðkomandi skrifa upp á. Starfsmaður skráir síðan í samþykktarferli tilvísun í þann aðila sem athugasemd og geymir áritaðan pappír með gögnum bókhalds.

7. Orlofsreglur

Orlofsreglur flytja tímabundið verkefni samþykkjanda yfir á staðgengil/fulltrúa. t.d. á meðan starfsmaður er í orlofi. Starfsmaður setur SJÁLFUR upp eigin orlofsreglur og verður að gæta þess að gera það ÁÐUR en orlof hefst. Reglan tilgreinir hver á að taka við verkefnum og tímabil. Notandi tengist Orra, smella á Sjálfsafgreiðsla starfsmanna og svo Tilkynningar:

Í sjálfsafgreiðslu starfsmanna er smellt á Orlofsreglur

Til þess að stofna orlofsreglu er smellt á hnappinn Stofna reglu

Vörutegund er valið Allt og smellt á hnappinn Næsta

Næst kemur upp flipi Orlofsregla: Svar þar þarf að skrá orlofsregluna sjálfa:

a. Upph.dags. Kerfið kemur sjálfgefið með þann dag og tíma sem Orlofsreglan er stofnuð. Hægt er að skrá dagssetningu reglu fram í tímann. t.d að hún byrji að virka 01.10.2014 00:00:00. Einnig er hægt að smella á dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.

b. Lokadags. Hægt er að setja lokadags. á regluna t.d. 28.10.2014 14:34:34. Reglan hættir þá að virka 28 maí 2011 kl. 14:34. Einnig er hægt að smella á dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.

c. Skilaboð Skilaboð til staðgengils/fulltrúa. t.d. „Verð í orlofi næstu viku. Viltu afgreiða alla reikninga fyrir mig."

d. Endurúthluta Hér er staðgengill valinn. Veljið Allir starfsmenn og notendur og smellið á stækkunarglerið og þá opnast leitargluggi. (Sjá mynd hér að neðan)

e. Í leitarglugga er hægt að leita að staðgengli/fulltrúa í starfsmannalista.

Sláið inn nafn stafsmann sem leitað er að eða hluta nafns. Hægt er að nota % til þess að leita eftir hluta nafns t.d. slá inn Þorkell% og fá alla starfsmenn sem heita Þorkell.

- Leita skal eftir Heiti og Smellt á hnappinn Hefja.
- Þegar staðgengill er fundinn er smellt á táknið undir "Flýtival"
- Gætið þess, að þegar leitað er að staðgengli sýnir kerfið alla starfsmenn.

Mikilvægt er að velja starfsmenn sem tilheyra þinni stofnun.

- Takið eftir notendanafni sem segir til um hvaða stofnun starfsmaður tilheyrir.
- Gætið þess einnig að netfang sé til staðar og rétt. Ef netfang er ekki til staðar skal hafa samband við launafulltrúa stofnunar.

Framsenda svar Alltaf skal haka í Framsenda svar. Athugið, sé regla vistuð með "Flytja tilkynningareignarhald" þá þarf að eyða henni og byrja upp á nýtt.
Þegar smellt er á Apply er reglan vistuð. Reglan verður virk á upphafsdagsetningu.

Viðhald á orlofsreglum

Þegar búið er að skrá orlofsreglu birtist hún með svipuðum hætti og sést hér að neðan. Hægt er að skoða virkar orlofsreglur í verklið: Sjálfsafgreiðslu starfsmanna > Tilkynningar
(sjá lið nr.2) og breyta þeim.

Uppfæra Ef smellt er á „Blýantinn" undir „Uppfæra" er hægt að breyta orlofsreglunni.
Eyða Ef smellt er á „Ruslatunnuna" undir „Eyða" er orlofsreglunni eytt. Athugið :

Samþykktarsaga sýnir upprunalegan starfsmann sem samþykkjanda og nafn þess sem leysir af kemur fram í athugasemd.
Ágætt er að regla taki gildi nokkrum dögum áður en frí hefst sem tryggir að hún er virk áður en stafsmaður fer í frí.

8. Stillingar á PDF birtingu

Hvernig birtast PDF skjölin í ólíkum vöfrum

Ólíkir vafrar birta PDF skjöl með ólíkum hætti. Yfirleitt er notast við Acrobat Reader forritið. Bæði er hægt að keyra það í vafra (in browser) eða utan vafra (stand alone). Vandinn er að hegðun og stillar forrits geta verið breytilegar eftir aðstæðum.
Leiðbeiningar um uppsetningu Acrobat Reader fyrir vafra er að finna hér:

https://helpx.adobe.com/acrobat/using/display-pdf-in-browser.html+

Hér er hægt að stilla hvort notað er lesforrit í vafra eða í Acrobat Reader (utan vafra)

Mozilla Firefox

Nýrri útgáfur af Firefox bjóða upp á þrjár leiðir til að skoða PDF skjöl. Með honum fylgir innbyggt forrit til að skoða PDF skjöl sem virðist vera takmörkunum háður. Notendur geta skipt um forrit til að skoða. Til að breyta hvaða forrit er notað til að skoða PDF skjöl í Firefox:

Veljið tákn lengst til hægri efst á skjá:og veljið Options.
Veljið flipa: Application
Finnið línu: Portable Document Format (PDF)
Í fellivali hægra megin, veljið annan tveggja kosta:
1. Preview in Firefox– notar innbyggt skoðunarforrit
2. Use Adobe Reader (default)– notar Acrobat Reader í nýjum glugga.
3. Use Adobe Acrobat (in Firefox)– notar Acrobat Reader í Firefox glugga

Stillingar á PDF birtingu

Við birtingu skjala setur Orri ÖLL viðhengi reiknings í eitt PDF skjal. Fylgiskjöl lenda aftan við reikninginn.
Stundum eru ólíkar síður eru með ólíkri upplausn og sumar síður því ólæsilegar. PDF forritið er þá að þvinga sumar síðurnar niður í stærð (sjá mynd).

Internet Explorer:

Firefox, innbyggt skoðunarforrit:

Google Crome:

Acrobat reader: